Słowo protokół jest na ustach wszystkich. Urzędnicy regularnie słyszą go na zebraniach, policjanci wykorzystują go w swojej działalności zawodowej, a głowy państw i dyplomaci są zmuszeni do przestrzegania dyktowanych przez niego zasad. Co to jest protokół? Dowiemy się poniżej.
Znaczenie protokołu
Podobnie jak wiele innych terminów, to słowo ma kilka znaczeń. Wszystko zależy od dziedziny działalności, w której stosuje się pożądaną koncepcję. Przyjrzyjmy się więc najczęstszym sytuacjom, w których zwyczajowo mówi się o protokole.
Jeśli chodzi o środowisko biznesowe, protokół jest dokumentem opisującym wydarzenie, które ma miejsce (spotkanie, spotkanie, zarząd, itp.).
Wspomnieliśmy już wyżej o policji, która również często sporządza podobny dokument. W takim przypadku dorozumiane jest ustalenie faktu popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.
W formacie międzynarodowym protokół jest zbiorem zasad, których należy przestrzegać podczas oficjalnych spotkań między urzędnikami państwowymi, a także przedstawicielami dyplomatycznymi. Na przykład istnieje protokół posiedzeń szefówpaństw lub z wizytą u prezydenta.
Jednak w tym artykule skupimy się na koncepcji protokołów biznesowych.
Minuty na spotkanie
Spotkania biznesowe są integralną częścią wszystkich procesów w środowisku biznesowym. Mogą odbywać się oficjalnie, z uwzględnieniem wyznaczonego czasu i tylko w urzędzie. Bardzo popularne są również nieformalne randki biznesowe. W drugim przypadku można obejść się bez protokołu potwierdzania rozmowy. Jeśli spotkanie jest oficjalne, musi mieć formę pisemną zgodnie ze wszystkimi zasadami.
Protokoły są przechowywane przez sekretarza lub inną osobę posiadającą takie uprawnienia. Aby nadążyć za przebiegiem rozmowy, postaraj się wymyślić przybliżoną listę zagadnień, które będą omawiane na spotkaniu. Przydałby się również dyktafon, aby nie przegapić szczegółów, ponieważ protokół jest bardzo szczegółowym opisem zdarzenia biznesowego.
Nazwiska obecnych i nieobecnych powinny być zapisane. Dla siebie możesz robić notatki dotyczące lokalizacji wszystkich, którzy przybyli na spotkanie, aby bezbłędnie wskazać autorstwo niektórych słów.
Na początku każdego spotkania ustalana jest kolejność rozpatrywania pytań, pamiętaj, aby zapisać ją dosłownie.
Jeżeli na spotkaniu odbyło się głosowanie, podaj jego wyniki (ile osób głosowało "za" i ile głosowało "przeciw"). W przypadku, gdy na spotkaniu była niewielka liczba osób, masz również możliwość zaznaczenia imion i nazwisk wszystkich, którzy głosowali.
Nie zwlekajzłożenie protokołu na tylnym panelu, bo w tym czasie możesz zapomnieć o szczegółach spotkania.
Minuty negocjacji
Negocjacje różnią się od zwykłych spotkań biznesowych tym, że zwykle omawiają jedną lub kilka kwestii, które odgrywają dużą rolę dla obu stron. W takim przypadku protokół jest okazją do zapisania wszystkich niuansów rozmowy i wymagań stron. Rozważana sprawa nie zawsze jest rozwiązywana natychmiast po pierwszych negocjacjach, dlatego dyrektorzy lub inni pracownicy potrzebują czasu i pełnych informacji o spotkaniu.
Protokół negocjacyjny sporządzany jest na takiej samej zasadzie jak każdy dokument biznesowy.
Konieczne jest podanie daty opisywanego wydarzenia, numeru dokumentu oraz pełnej wersji tytułu. Po nim następuje wprowadzenie, które koniecznie wskazuje na listę obecnych i główne kwestie do dyskusji.
W głównej części informacje są zwykle podzielone na trzy części: „Wysłuchane”, „Wypowiedziane”, „Zdecydowane”. W pełnej wersji protokołu słowa wszystkich mówców cytowane są dosłownie, w niektórych przypadkach wydawany jest również wyciąg z protokołu, powielający pewną jego część.
