Wskaźniki docelowe są ważnym narzędziem rozwoju przedsiębiorstwa, które pozwala ustalić, jakie są główne wektory postępu, w jaki sposób można osiągnąć sukces w wybranym kierunku. Termin ten jest szeroko stosowany nie tylko w tym środowisku. Pewne cele wyznaczają nauczyciele przy planowaniu pracy z grupami oraz specjaliści z programu ONZ zajmującego się kryzysem żywnościowym na poziomie międzynarodowym. Krótko mówiąc, każdy plan, każdy program prawie zawsze implikuje istnienie pewnych wskaźników, które należy osiągnąć.
Informacje ogólne
Cele projektu w języku angielskim są zakodowane za pomocą powszechnie znanego skrótu KPI. W ogólnym przypadku definicja obejmuje ocenę wskaźników jako parametrów, które odzwierciedlają efektywność pracy firmy lub jej działu. Indeksy są niezbędne do efektywnego organizowania realizacji różnych celów zarówno w zakresiezarówno ogólną strategię rozwoju, jak i praktyczne strategie operacyjne. Za pomocą takich wskaźników można szybko i dokładnie ocenić stan rzeczy, stan przedsiębiorstwa, poziom sukcesu w dotychczasowej strategii.
Docelowe wskaźniki wydajności - narzędzie do monitorowania aktywności każdego zatrudnionego pracownika, działu przedsiębiorstwa, firmy jako całości. Dość ciekawe interpretacje tego terminu można znaleźć w ISO 9000, opublikowanej w 2008 roku. Norma proponuje traktowanie wydajności jako poziomu osiągnięcia pewnego wyniku, ustalonego z góry w planie. W dużej mierze zależy to od wskaźnika tego, jak firma jest w stanie pracować, koncentrując się na wyniku.
Wydajność (zgodnie z ISO) to stosunek wyników i zasobów, które zostały wydane na ich osiągnięcie. Termin ten odnosi się do zdolności przedsiębiorstwa do realizacji swoich zadań, przy zachowaniu z góry określonego poziomu jakości. Aby wyrazić tę umiejętność, uciekają się do szacunków czasu, wydatków. System KPI polega na ocenie zarówno efektywności, jak i skuteczności, z wykorzystaniem kluczowych wskaźników. Takie rozumienie tego terminu wynika z faktu, że w rezultacie zawsze istnieje stopień jego osiągnięcia i wydatki, na które poszły firmy, aby to osiągnąć.
Zrozumienie i terminologia
Cele (edukacja, oszczędzanie energii, dystrybucja produktów, produkcja) są narzędziem do pomiaru stopnia realizacji planu. Jeżeli wskaźnik wybrany do analizy nie jest powiązany zcel wyznaczony dla przedsiębiorstwa (nie uformowany bezpośrednio z treści pracy), jego zastosowanie nie daje wiarygodnych wyników. Nie ma sensu uciekać się do takiego wskaźnika.
Zarządzanie przez cele to nowoczesna koncepcja, oparta na technologii formułowania kluczowych wskaźników, monitorowania realizacji celów i ich rewizji w razie potrzeby. Według tego schematu zarządzany jest przeważający odsetek nowoczesnych przedsiębiorstw.
Metodologia
Zgodnie z ideą celów programu rozwojowego można zarządzać przedsiębiorstwem, planując sposób realizacji wyznaczonych celów, a także analizując możliwe efekty wszystkich prowadzonych działań. Uważa się, że pionierem w tej dziedzinie stał się Peter Drucker (1909-2005). Ten niemiecki ekonomista stworzył dyscyplinę naukową z kierunku „zarządzania”, która nie budziła zainteresowania opinii publicznej. W połowie ubiegłego wieku obszar ten wydawał się wielu mało obiecujący, nie budził szacunku społecznego. Dzięki Druckerowi opracowano podstawowe systemy oceny wydajności. Sugeruje przyjmowanie kluczowych wskaźników, za pomocą których analizowano cele.
Nowa metrologia zaproponowana przez Druckera miała na celu uniknięcie pułapek czasowych, czyli sytuacji, w której kadra zarządzająca firmy jest całkowicie pogrążona w rozwiązywaniu bieżących spraw i problemów kosztem zadań, które są naprawdę ważne dla osiągnięcia firmy bramka. Jak zauważył Drucker, nadmierne zaangażowanie w drobną codziennośćzłożoność prowadzi do tego, że uwaga jest rozproszona. Ludzie zapominają o tym, co można nazwać najważniejszym pod względem ważności. Dziś to podejście (nieco zmodyfikowane) znane jest opinii publicznej jako system KPI. Zawiera liczne koncepcje zarządzania. Obszar ten był aktywnie ulepszany w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat. Zastosowanie takiego systemu jest produktywnym uzupełnieniem klasycznego zarządzania celami, pozwalając firmie osiągnąć nowy poziom efektywności.
Trafność i niuanse
Wyjaśniając wagę celów rozwojowych, autor dyscypliny naukowej zaapelował o zwrócenie uwagi na fakt, że tylko wybrane aspekty zarządzania mogą wpływać na przedsiębiorstwo tak silnie, jak ocena działalności działów i firmy jako cały. Należy zauważyć, że ewaluacja jest jednym z najmniej przemyślanych obszarów naukowego zarządzania, co wiąże się z pewnym ryzykiem błędu, jeśli takie podejście ma być stosowane w praktyce. Jakiś czas temu amerykańscy badacze zorganizowali ankietę, z której wynikało, że ponad połowa (około 60%) menedżerów najwyższego szczebla nie uważa, że wdrożone w ich przedsiębiorstwach systemy oceny wyników są naprawdę działające i skuteczne. W naszym kraju (według szacunków badaczy odpowiedzialnych za statystyki) liczba takich niezadowolonych osób sięga 80%. Powodem niezadowolenia jest brak wyraźnego i skutecznego powiązania między działem wykonawczym, planami, elementem motywującym i rzeczywistymi wynikami.
W ostatnich latach obliczanie celów jest uważane za niezwykłebliskie motywacji pracowników najemnych. To właśnie dzięki systemom KPI można stworzyć naprawdę działający system motywacyjny, który umożliwiłby stymulowanie personelu przedsiębiorstwa. Prawidłowe ustawienie takiego systemu to gwarancja uczciwości, a co za tym idzie interesu każdego zatrudnionego w najlepszej jakości procesu pracy.
Opcje i możliwości
Spełnienie celów różni się w zależności od przypadku. Wszystko zależy od tego, co postanowimy wykorzystać jako indeks, a to z kolei jest determinowane przez globalne cele i zadania postawione przed firmą. Wiele ma z tym wspólnego strategia rozwoju firmy. Zazwyczaj wskaźniki KPI są używane do pomiaru skuteczności kierownictwa i kadry kierowniczej firmy.
KPI nie powinny być utożsamiane z kluczowymi czynnikami sukcesu. Załóżmy, że zadaniem personelu jest zwiększenie średniego dochodu na klienta o 15 rubli. W tym przypadku wskaźnikiem będzie średni dochód, a czynnikiem jakieś narzędzie, dzięki któremu plan jest realizowany. Na przykład, możesz uzyskać pożądany rezultat poprzez przeformułowanie procesu produkcyjnego poprzez wprowadzenie nowych produktów.
Indeksy
Celami są opóźnione i wiodące indeksy. Te pierwsze pokazują, jak dobre były wyniki w analizowanym okresie. Te ostatnie pomagają kontrolować rozwijającą się sytuację w czasie rzeczywistym, czyli w okresie, za który zostanie wygenerowany raport. Główną ideą stosowania wiodących indeksów jest osiągnięciezakończenie okresu sprawozdawczego dla pomyślnego osiągnięcia planowanego poziomu.
Typowym przedstawicielem opóźnionych wskaźników jest sytuacja finansowa. Tego rodzaju informacje pokazują, jak spójne są możliwości przedsiębiorstwa i aspiracje jego właściciela, jak firma może kreować przepływy pieniężne. Jednocześnie opóźnienie wskaźników finansowych jest faktem, który nie pozwala na wykorzystanie tej grupy informacji do opisu aktualnej efektywności w kontekście wydzielonej grupy pracowników czy podmiotu prawnego.
Cele operacyjne to wskaźniki, z których można dowiedzieć się, jak w danym momencie rozwijają się okoliczności. Pozwalają ocenić pracę działów, przedsiębiorstwa jako całości. Niektórzy podają bezpośrednie informacje, podczas gdy inni pośrednio śledzą, jakie są przepływy pieniężne, jakie będą w najbliższej przyszłości. Koncentrując się na takich wskaźnikach, możesz określić, czy klienci są zadowoleni z produktu i usługi, jak dobre są produkty wytwarzane przez firmę, jak dobrze debugowane są wewnętrzne procesy pracy.
Uwaga na aspekty
Cele są elementem zrównoważonego systemu indeksów, który może łączyć przyczyny i skutki. Zadaniem wprowadzenia takiego systemu jest określenie aspektów i wskaźników, które są ważne dla osiągnięcia celów. Prawidłowo stosując KPI, możesz wyraźnie tworzyć wzorce i określać, jak różne czynniki wpływają na siebie nawzajem. Należy pamiętać, że wyniki każdego działu zawsze dostosowują pracę innych działów przedsiębiorstwa. DziękiKluczowe wskaźniki efektywności zapewniają najjaśniejszy i najdokładniejszy pomiar tego wpływu.
Gdzie uzyskać wynik
Aby były użyteczne, cele (oszczędność energii, edukacja, wydajność) muszą być prawidłowo realizowane. Istnieje specjalna metodologia opracowywania KPI, która obejmuje sekwencję operacji. Najpierw trzeba wykonać prace przedprojektowe, uzyskać zgodę kierownictwa wyższego szczebla, zainicjować projekt, rozpocząć opracowywanie planu i utworzyć grupę, która będzie pracować nad projektem. Kolejnym krokiem jest opracowanie samej metodologii. Polega na analizie struktury organizacyjnej w celu jej doskonalenia, ukształtowaniu modelu metodologicznego oraz procesów zarządzania, zastosowaniu idei KPI. Zadaniem zespołu projektowego jest stworzenie wszystkich regulaminów, dokumentów, standardów i materiałów metodycznych, które są niezbędne do praktycznego zastosowania systemu.
Ważnym elementem w osiąganiu celów jest stworzenie systemu informatycznego, który w pełni spełnia wymagania konkretnego przedsiębiorstwa. Dla programistów konieczne jest sporządzenie zadania technicznego, według którego projekt będzie konfigurowany, a następnie skonfigurowanie go i przeszkolenie personelu, który ma korzystać z tego systemu w niuansach pracy z nim. Ostatnim krokiem tego etapu jest próbna eksploatacja oprogramowania.
Konkluzja jest taka, aby zastosować KPI (zarówno metodologię, jak i system oprogramowania).
Subtelności problemu
Aby zmaksymalizować cele skutecznościprzydatne, należy pamiętać o podstawowych zasadach tworzenia i wdrażania takich praktyk produkcyjnych. Będziemy musieli przebudować procesy organizacyjne, dokonać zmian w kulturze w przedsiębiorstwie w taki sposób, aby KPI były właściwie postrzegane przez pracowników. Zadaniem menedżerów jest przekazanie każdemu zatrudnionemu pracownikowi wagi i zalet tego podejścia, opracowanie jednolitej strategii rozwoju indeksów. Przy wdrażaniu KPI należy przeanalizować, które wskaźniki są najważniejsze dla firmy jako całości, a do tego najpierw trzeba będzie określić wskaźniki zarządzania, które dotyczą całej korporacji.
Aby szybko i skutecznie osiągnąć cele, zespoły odpowiedzialne za projektowanie i wdrażanie KPI muszą ustanowić strukturę raportowania obejmującą wszystkie poziomy personelu. Po wybraniu głównych wskaźników konieczne jest skoordynowanie niuansów ich stosowania, a także stworzenie mechanizmów aktualizacji danych, aby KPI były zawsze jak najdokładniejsze.
Jak osadzić
Przeglądając temat kluczowych wskaźników wydajności, uznani ekonomiści Norton i Kaplan zaproponowali zastosowanie systemu 10/80/10. Chodzi o to, aby wybrać nie więcej niż dwa tuziny docelowych indeksów. Warto podzielić je na pół: kilkanaście punktów przypada na skuteczność, tyle samo na ocenę wyników. Pozostałe 80% to indeksy produkcyjne.
Alternatywna wersja ekonomisty Panova proponuje wybór nie więcej niż 155 indeksów. Biorąc pod uwagę cele wydajnościowe, naukowiec zakłada, że więcej obciąży osoby odpowiedzialne zaplanowanie dla menedżerów. Jednocześnie wpłynie to negatywnie na pracę kadry kierowniczej, która będzie musiała zagłębić się w analizę problemów i wyjaśnić okoliczności, które w konkretnym przypadku nie pozwoliły na osiągnięcie sformułowanego wskaźnika. Ponadto jest bardzo prawdopodobne, że wskaźnik faktycznie ma raczej słaby wpływ na pracę i jej wyniki zarówno w danym dziale, jak i w przedsiębiorstwie jako całości.
Zasady pracy
Aby cele wydajnościowe były jak najlepsze, konieczne jest zbudowanie pracy przedsiębiorstwa w oparciu o zasady podporządkowania procesów kontroli i zarządzania. Jeśli działowi przypisano odpowiedzialność za wskaźnik, kierownictwo musi zapewnić pracownikom narzędzia, możliwości i zasoby, za pomocą których personel będzie zarządzać wskaźnikiem. Równie ważne jest zapewnienie pracownikom możliwości kontrolowania wyników w określonych granicach.
Kolejną ważną zasadą działania jest partnerstwo. Aby produktywność rosła, a wszystkie zadania stojące przed przedsiębiorstwem zostały pomyślnie rozwiązane, konieczne jest nawiązanie wzajemnie korzystnej pracy między zainteresowanymi osobami. Strategia i system informacyjny powinny być opracowane i wdrożone przez tych, którzy będą z nich korzystać, a kierownictwo powinno wyjaśnić całemu personelowi przedsiębiorstwa potrzebę nowego podejścia.
Najpierw podstawowe
Planując osiągnięcie docelowych wskaźników płac, sukcesu przedsiębiorstwa, oszczędzania energii, szkoleń, warto określić, który kierunek jest najważniejszy dla rozwiązania problemu. Dokładnie włączonymusi skoncentrować wszystkie siły i zasoby. Takie podejście zapewnia zwiększoną szansę na pomyślne rozwiązanie zadań. Wzrost produktywności firmy zwykle wiąże się z upodmiotowieniem poszczególnych pracowników. W większym stopniu dotyczy to tych, którzy pracują najbliżej zadania. Zadaniem kierownictwa jest zapewnienie państwu możliwości doskonalenia umiejętności. Menedżerowie przedsiębiorstwa mogą regularnie przeprowadzać szkolenia, debugować system komunikacji zarówno w ramach tego samego poziomu, jak i pomiędzy stopniami hierarchicznymi. Dodatkowo warto powierzyć tworzenie indywidualnych wskaźników pracownikom.
Aby KPI były wysokie, należy je wdrażać z uwzględnieniem zasady integracyjnej, według której oceniane są cele. Zadaniem menedżerów jest stworzenie zintegrowanego schematu, za pomocą którego można by oceniać wskaźniki, a także systemu raportowania, który byłby jednocześnie motywujący dla pracowników. Konieczne jest zaprojektowanie przepływu pracy w taki sposób, aby ludzie mieli motywację do robienia wszystkiego na czas, tak wydajnie i efektywnie, jak to tylko możliwe. Zachęcamy menedżerów do organizowania spotkań w sprawie raportów i terminów dotrzymania, przy jednoczesnym wyborze częstotliwości takich wydarzeń, oceniając złożoność zadania przydzielonego pracownikom.
Nuanse wydajności
Kolejną ważną zasadą, której przestrzeganie pozwala nam zagwarantować wysokie cele wydajności, jest spójność wskaźników produkcyjnych. Powinny one pozostawać w równowadze ze strategią. Chociaż nie ma połączenia z rzeczywistościąpracują w firmie, indeksy to tylko bezsensowny zestaw dźwięków i słów. Krytyczne czynniki sukcesu, od których zależy tworzenie KPI, należy powiązać z tymi wskaźnikami, tworząc w ten sposób harmonijny system informacyjny wskaźników, który wpisuje się w rozumienie strategii firmy.
Połączenia i praca
Niektórzy uważają, że KPI są bezpośrednio związane ze zrównoważonym systemem indeksów. Autorami tego podejścia są wspomniani wcześniej Norton i Kaplan. Ekonomiści zwracają uwagę, że tworząc zrównoważony system sugerowali odwołanie się do jakiejś miary, niekoniecznie KPI.
Nie można jednak zaprzeczyć pośredniemu związkowi między tymi dwoma systemami. Zrównoważony system wymaga przyszłej oceny procesów biznesowych. W ten sposób możesz dokładnie odzwierciedlić i opisać cele, które są związane z tymi procesami. Możesz użyć wskaźników KPI, aby zmierzyć, jak dobrze osiągasz swoje cele.
Rodzaje i formy
W systemie KPI istnieje kilka rodzajów indeksów. Do oceny wyników i ich wielkości służą odpowiednie wskaźniki. Jeden z nich służy do odzwierciedlenia wykorzystanych zasobów. Wskaźnik wydajności pokazuje, w jakim stopniu realizowany jest proces biznesowy, a także daje wyobrażenie o zgodności między rzeczywistym przepływem pracy a algorytmem, według którego ma być wykonywany. Wskaźnik wydajności (pochodna) opisuje związek między wynikami a okresami czasu poświęconymi na ich osiągnięcie. Wskaźnik wydajności jest wskaźnikiem pochodnym, który pokazuje, w jaki sposóbsuma i wydane na nią zasoby są skorelowane.
Przy tworzeniu systemu KPI dla konkretnego przedsiębiorstwa konieczne jest stworzenie go w taki sposób, aby liczba indeksów była jak najmniejsza. Powinny jednak wystarczyć do kontrolowania procesu. Czynniki, które są ściśle mierzalne, należy traktować jako wskaźniki. Koszt ich pomiaru powinien być mniejszy lub równy efektowi zarządzania związanego z zastosowaniem wskaźnika w praktyce.
