Wideo: Zarządzanie dokumentami to ważne ogniwo w pracy biurowej
2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-02-12 11:47
Przepływ pracy rozumiany jest jako reguły, według których podpisane rozwiązania są promowane w przedsiębiorstwie lub instytucji od momentu ich otrzymania do przechowywania archiwalnego. Podstawą tej koncepcji jest odbiór dokumentu, jego rozpatrzenie, przekazanie organom wykonawczym, środki organizacyjne do wykonania, certyfikacja, wykonanie, przechowywanie.
Jest to proces, który uwzględnia instancje ruchu dokumentu wraz z szybkością jego ruchu przez te instancje. Obieg dokumentów to proces, który musi być skorelowany z działaniami informacyjnymi aparatu administracyjnego, z dokumentowaniem każdej indywidualnej decyzji, przechowywaniem nowo otrzymanych dokumentów.
Ogromna liczba niedociągnięć w działalności wielu aparatów administracyjnych związana jest właśnie ze słabą organizacją przepływu dokumentów. Na przykład proces obiegu dokumentu decyzji zarządczej powinien zawierać trzy obowiązkowe elementy:
- wsparcie informacyjne dla podejmowanej decyzji (w tym rzetelne informacje,potwierdzenie poprawności decyzji);
- dokumentowanie samej decyzji (dokument prawny);
- kontrola realizacji (która obejmuje organizację proponowanej pracy, sposób wykonania zadania, przestrzeganie warunków i terminów).
Jak widać z powyższego przykładu, workflow to zbiór informacji, na podstawie których zostanie wydana decyzja administracyjna; przygotowanie samej decyzji, w tym redakcja, koordynacja, redakcja aż do zatwierdzenia. Wszystkie powyższe etapy wymagają przemieszczenia dokumentu nie tylko pomiędzy podziałami strukturalnymi przedsiębiorstwa, ale także pomiędzy wykonawcami, od techników, specjalistów, po menedżerów. Wniosek z tego przykładu jest następujący: im wyższa prędkość przemieszczania się dokumentu, tym wyższa jakość jego wykonania na każdym konkretnym etapie, tym lepszy proces zarządzania przedsiębiorstwem jako całością.
Sam termin pojawił się w literaturze już w latach dwudziestych. Wtedy uważano, że workflow to organizacja pracy mająca na celu racjonalną budowę aparatu państwowego jako całości, podział odpowiedzialności między różnymi wykonawcami i służbami. W 1931 r. Instytut Techniki Zarządzania podjął pierwszą próbę uregulowania jednolitych zasad organizacji pracy biurowej. Zostały określone zasady, według których należy dokonywać odbioru i dostarczania dokumentów, zasady wykonywania oraz regulacja podpisywania. Kolejne etapy rozwoju gospodarczego uzyskały prawne uregulowanie takiej koncepcji jak:prace biurowe, gdzie główny nacisk położono na indywidualne operacje techniczne. Program zarządzania dokumentami nie został wspomniany w tych aktach ustawodawczych, choć w rzeczywistości wszystko sprowadzało się do organizacji przepływu dokumentów. Od 1974 roku podpisany został główny dokument regulujący cały proces zarządzania dokumentami, który obowiązuje do dziś.
Ten akt prawny nosi nazwę „Ujednolicony system zarządzania rejestrami państwowymi” (USSD), którego akapity są poświęcone organizacji przepływu dokumentów, technologiom ich przetwarzania i zasadom stosowania. Zbiór ten formułuje podstawową zasadę: „Obieg dokumentów to operacyjne przemieszczanie dokumentu po najkrótszej ścieżce, z uwzględnieniem minimalnego czasu i kosztów pracy”. Tylko stosując w praktyce przyjętą zasadę można liczyć na poprawę życia ludności kraju, wzrost gospodarki państwa.
Aby osiągnąć te cele, potrzebni są mądrzy, zdyscyplinowani, odpowiedzialni liderzy, dla których wprowadzenie przepływu pracy opartego na USSD będzie sprawą honoru i sumienia.
Zalecana:
Wydajność pracy: mierzona stosunkiem rzeczywistej objętości produktu do wydajności pracy ludzkiej
Wydajność pracy mierzy się stosunkiem dwóch prostych wielkości. Jest to ilość wyprodukowanego produktu i czas poświęcony na jego produkcję. Zadania mające na celu poprawę produktywności wędrują z roku na rok, ale wciąż są dalekie od rozwiązania
Monitorowanie rynku pracy. Jak nie sprzedawać swojej pracy za tanio?
Monitorowanie rynku pracy to ważny proces. Ma to ogromne znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Każdy stara się dowiedzieć, jaka jest średnia płaca na rynku pracy, aby jak najlepiej sprzedać swoją pracę, jeśli jest to pracownik, i jakie konkurencyjne zarobki ustalić w przypadku pracodawcy, aby przyciągnąć jak najwięcej wykwalifikowanych i sumienny personel, jak to możliwe
Praca kobiet: koncepcja, definicja, warunki pracy, prawo pracy i opinia kobiet
Czym jest praca kobiet? Dziś różnica między pracą kobiet i mężczyzn jest bardzo zatarta. Dziewczyny mogą z powodzeniem wypełniać obowiązki liderów, radzić sobie z tradycyjnie kobiecymi zawodami i zajmować wiele odpowiedzialnych stanowisk. Czy są zawody, w których kobieta nie może zrealizować swojego potencjału? Rozgryźmy to
Centrum Pracy, Podolsk (TsZN): opis, kontakty, godziny pracy i recenzje
W życiu prawie każdej osoby zdarzają się sytuacje, kiedy trzeba szukać pracy. Może to być poszukiwanie pierwszej pracy lub po odejściu z poprzedniej pracy z różnych powodów. Niemniej jednak, niezależnie od sytuacji, kwestia znalezienia nowego miejsca pracy pozostaje aktualna
Wydajność pracy. Wydajność pracy. KPI (Key Performance Indicator) - kluczowe wskaźniki wydajności
Jednym z najcenniejszych zasobów każdej firmy jest jej siła robocza. Aby monitorować skuteczność ich stosowania, skorzystaj z systemu wskaźników. Najważniejsze z nich to wydajność pracy i wydajność pracy. Wskaźniki KPI pozwalają również na zbudowanie systemu ocen. W dalszej części omówiony zostanie sposób oceny efektywności wykorzystania zasobów pracy