Przepływ pracy rozumiany jest jako reguły, według których podpisane rozwiązania są promowane w przedsiębiorstwie lub instytucji od momentu ich otrzymania do przechowywania archiwalnego. Podstawą tej koncepcji jest odbiór dokumentu, jego rozpatrzenie, przekazanie organom wykonawczym, środki organizacyjne do wykonania, certyfikacja, wykonanie, przechowywanie.
Jest to proces, który uwzględnia instancje ruchu dokumentu wraz z szybkością jego ruchu przez te instancje. Obieg dokumentów to proces, który musi być skorelowany z działaniami informacyjnymi aparatu administracyjnego, z dokumentowaniem każdej indywidualnej decyzji, przechowywaniem nowo otrzymanych dokumentów.
Ogromna liczba niedociągnięć w działalności wielu aparatów administracyjnych związana jest właśnie ze słabą organizacją przepływu dokumentów. Na przykład proces obiegu dokumentu decyzji zarządczej powinien zawierać trzy obowiązkowe elementy:
- wsparcie informacyjne dla podejmowanej decyzji (w tym rzetelne informacje,potwierdzenie poprawności decyzji);
- dokumentowanie samej decyzji (dokument prawny);
- kontrola realizacji (która obejmuje organizację proponowanej pracy, sposób wykonania zadania, przestrzeganie warunków i terminów).
Jak widać z powyższego przykładu, workflow to zbiór informacji, na podstawie których zostanie wydana decyzja administracyjna; przygotowanie samej decyzji, w tym redakcja, koordynacja, redakcja aż do zatwierdzenia. Wszystkie powyższe etapy wymagają przemieszczenia dokumentu nie tylko pomiędzy podziałami strukturalnymi przedsiębiorstwa, ale także pomiędzy wykonawcami, od techników, specjalistów, po menedżerów. Wniosek z tego przykładu jest następujący: im wyższa prędkość przemieszczania się dokumentu, tym wyższa jakość jego wykonania na każdym konkretnym etapie, tym lepszy proces zarządzania przedsiębiorstwem jako całością.
Sam termin pojawił się w literaturze już w latach dwudziestych. Wtedy uważano, że workflow to organizacja pracy mająca na celu racjonalną budowę aparatu państwowego jako całości, podział odpowiedzialności między różnymi wykonawcami i służbami. W 1931 r. Instytut Techniki Zarządzania podjął pierwszą próbę uregulowania jednolitych zasad organizacji pracy biurowej. Zostały określone zasady, według których należy dokonywać odbioru i dostarczania dokumentów, zasady wykonywania oraz regulacja podpisywania. Kolejne etapy rozwoju gospodarczego uzyskały prawne uregulowanie takiej koncepcji jak:prace biurowe, gdzie główny nacisk położono na indywidualne operacje techniczne. Program zarządzania dokumentami nie został wspomniany w tych aktach ustawodawczych, choć w rzeczywistości wszystko sprowadzało się do organizacji przepływu dokumentów. Od 1974 roku podpisany został główny dokument regulujący cały proces zarządzania dokumentami, który obowiązuje do dziś.
Ten akt prawny nosi nazwę „Ujednolicony system zarządzania rejestrami państwowymi” (USSD), którego akapity są poświęcone organizacji przepływu dokumentów, technologiom ich przetwarzania i zasadom stosowania. Zbiór ten formułuje podstawową zasadę: „Obieg dokumentów to operacyjne przemieszczanie dokumentu po najkrótszej ścieżce, z uwzględnieniem minimalnego czasu i kosztów pracy”. Tylko stosując w praktyce przyjętą zasadę można liczyć na poprawę życia ludności kraju, wzrost gospodarki państwa.
Aby osiągnąć te cele, potrzebni są mądrzy, zdyscyplinowani, odpowiedzialni liderzy, dla których wprowadzenie przepływu pracy opartego na USSD będzie sprawą honoru i sumienia.
