Działalność projektowa bibliotek: formy, metody, etapy rozwoju i przykłady

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-02-12 11:50

Dziś nie ma już w kraju bibliotek, które nie tworzyłyby różnych projektów, nie brałyby udziału w różnych konkursach, bo to działalność projektowa biblioteki poprawia kondycję finansową instytucji, wzmacnia swoją rolę w tym obszarze. Tym samym poprawia się jakość usług, a czytelnicy są zadowoleni. Działalność projektowa bibliotek pozwala na zdobycie własnego wizerunku i uczynienie go znacznie lepszym. Tak w pracy pojawiają się nowe perspektywy.

Jakie są projekty

Charakter i cele projektu mogą być zupełnie inne. Na przykład projekt pilotażowy. To pierwszy, próbny etap wdrożenia, który zapewni, że wybrany system działań będzie skuteczny i łatwy do zastosowania. Jednocześnie szkolona jest cała grupa robocza pracowników zaangażowanych w projekt. Ustala się formy i metody działań projektowych biblioteki, potrzebykonfiguracja systemu pracy, plan środków organizacyjnych i technicznych. Wszystko to daje projekt pilotażowy już na pierwszym etapie realizacji. Koszty są znacznie zredukowane, a jednocześnie przyspieszona jest realizacja projektu w pełnej skali. Czas trwania wersji pilotażowej projektu jest ograniczony do trzydziestu dni.

Projekt informacyjny jest przygotowywany wyłącznie zgodnie z życzeniami i potrzebami użytkowników. Działalność innowacyjna i projektowa bibliotek obejmuje projekty oparte na znaczących zmianach, zmianach w znanych formatach, wykorzystaniu nowoczesnych technologii i innowacji. Innowacyjne projekty zawsze przyciągają uwagę użytkowników. Projekt marketingowy ma na celu jak najszersze połączenie ze społeczeństwem obszaru, a połączenie to musi być obustronne. Projekt strategiczny to długofalowe działanie z odległymi perspektywami. Projektowanie organizacyjne jest zawsze skierowane na bardziej złożony poziom. Na przykład ludzie spotykają się, aby rozwiązywać bardzo złożone problemy i rozwijać projekt, który jest znacznie większy.

Projekt biznesowy lub partnerski opiera się na umowie między osobami fizycznymi i prawnymi, w której prawa i obowiązki są absolutnie równe. Projekt gospodarczy sporządzany jest w formie wieloletniej, w której rozwiązywane są priorytetowe zadania biblioteki. Terminy jednak w tego typu projektach są zawsze ściśle określone. Projekty edukacyjne są najczęściej wykorzystywane w działaniach projektowych bibliotek dziecięcych, ponieważ kierunkiem tutaj mogą być tylko szkolenia, doskonalenie umiejętności, wiedza i edukacja ogólna. Projekt społeczny jest zwykle przeznaczonyjedną kategorię ludzi i ma na celu pomoc, poprawę ich życia.

Projekt kulturalno-rekreacyjny jest wszędzie bardzo popularny, w każdej wiejskiej bibliotece działania projektowe opierają się na tej formie pracy. Tutaj biblioteka pełni funkcję ośrodka wypoczynkowego, takie imprezy są zazwyczaj bardzo widowiskowe: są to wieczory muzyczne i literackie, przedstawienia teatralne, prezentacje, festiwale, święta, wieczory twórcze i różne wystawy. Projekt rozwoju zawodowego realizowany jest w zespole pracowników i ma na celu doskonalenie, doskonalenie umiejętności specjalnych pracowników bibliotek.

Mega i monoprojekty

Istnieje niezwykle duża liczba klasyfikacji projektów. Oddzielnie można je rozpatrywać pod względem skali i podzielić na projekty międzynarodowe, międzypaństwowe, regionalne i międzyregionalne, krajowe, sektorowe i międzysektorowe, resortowe, korporacyjne, a także projekty realizowane w jednej bibliotece. Ten ostatni można nazwać monoprojektem, ale zdarzają się też multiprojekty – realizacja odbywa się w kilku bibliotekach, oraz megaprojekty – bardzo szeroki, przynajmniej regionalny projekt.

W krajowych publikacjach nie ma jednolitej definicji terminu „megaprojekt”. Jednak nawet działania programowe i projektowe bibliotek wiejskich są czasami zaangażowane w wyspecjalizowane zintegrowane programy o jednym celu i wielu heterogenicznych projektach, ściśle ze sobą powiązanych, realizowanych na różnych poziomach zarządzania. Na poziomie regionalnym megaprojekt obejmuje również:multiprojekty i monoprojekty, najczęściej związane z rozwojem środowiska kulturalnego – sektora bibliotecznego, teatrów, muzeów, ośrodków wypoczynkowych. Ale główny warunek: wszystkie projekty musi łączyć jeden cel, przydzielone środki materialne i finansowe, a także ramy czasowe realizacji.

Megaprojekty są zawsze opracowywane na najwyższych szczeblach władzy – na szczeblu międzystanowym, stanowym, republikańskim lub na poziomie regionu lub terytorium. Są one zawsze drogie, czasochłonne, z długą realizacją, na odległych obszarach o niedostatecznie rozwiniętej infrastrukturze. Ale zawsze mają wpływ na środowisko kulturowe i społeczne całego regionu, a nawet kraju.

Tutaj potrzebujemy specjalnych metod zarządzania i koordynacji, starannego przygotowania. Przykładem działań programowych i projektowych bibliotek na wielką skalę jest zorganizowanie zainicjowanej przez Fundację Sorosa w 1998 roku Biblioteki Puszkina, która została przeprowadzona na niezwykle szeroką skalę, trwała trzy lata i tylko pierwsza została sprzedana 20 milionów dolarów. Uczestniczył w megaprojekcie bibliotecznym na terenie 83 podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Pomysł na projekt

Każdy projekt to zawsze cały zestaw działań, które mają na celu zidentyfikowanie i rozwiązanie konkretnego problemu. A każdy problem ma swoje początki i ostateczne rozwiązanie. Dlatego osiągnięcie efektu końcowego w działaniach projektowych bibliotek jest zawsze obecne. Idea projektu jest z konieczności istotna społecznie, nawet jeśli sam projekt jest mały i skromny, jegowyniki z pewnością będą przydatne i potrzebne pewnej części populacji. Działania projektowe bibliotek zawsze mają na celu osiągnięcie określonego rezultatu. Może to być dowolna koncepcja lub usługa, która jest ukończona w swoim składzie i właściwościach, jak przewidziano w projekcie.

Dlaczego biblioteki potrzebują projektów? Jest to przede wszystkim działalność niekomercyjna, ale o tyle ważna, że działa na rzecz zmiany sytuacji w zapewnianiu dostępu do najwyższej jakości, kompletnych, skutecznych informacji wszelkiego rodzaju – zarówno dla grup docelowych czytelników, jak i dla społeczności lokalnej w jej najszerszym zakresie. Najpopularniejsze działania programowe i projektowe bibliotek. Powszechnie uważa się, że wspólne projekty są najskuteczniejsze, gdy współpraca prowadzona jest z innymi bibliotekami, instytucjami kulturalnymi czy informacyjnymi, z władzami lokalnymi, a także z organizacjami non-profit. To oczywiście prawda, ale wcale nie oznacza to, że biblioteka nie może z powodzeniem samodzielnie prowadzić działań programowych i projektowych.

Fazy pracy nad projektem

Kiedy projekt jest realizowany, zawsze pojawiają się nowe usługi - społeczne, kulturalne, informacyjne, edukacyjne, otwierają się nowe możliwości, pojawiają się nawet nowe struktury. Na długo przed przygotowaniem raportu na temat programu i działań projektowych biblioteki, znaczenie organizowania takich wydarzeń staje się jasne. Każdy projekt ma te same podstawowe właściwości. Jest to limit czasowy – od momentu rozpoczęcia projektu do całkowitego rozwiązania problemu, czylizakończenie pracy, gdy wskazane jest zakończenie wyniku w rozwiązaniu problemu wskazanego w projekcie i dokładnie ustrukturyzowanego.

Poniżej zostanie szczegółowo pokazane, w jaki sposób napisano raport na temat programu i działań projektowych biblioteki jako całości, a co z konkretnym projektem. Podczas realizacji dowolnego projektu wymagana będzie pewna ilość zasobów, aby zapewnić osiągnięcie celu. Fazy pracy nad projektem bibliotecznym można opisać następująco: najpierw powstaje koncepcja, następnie jest wdrażana, a następnie finalizowana. Inspirację można znaleźć, patrząc na inne już opracowane projekty. Od tego zawsze zaczynają się działania projektowe w bibliotece. I zawsze jest Twój własny pomysł. Na początkowym etapie zbierane i analizowane są dane pierwotne, identyfikowane są sytuacje problemowe, które wymagają zmiany. Następnie określane są cele, wyznaczane są zadania, wskazywane są główne wymagania oraz niezbędne zasoby środków i czasu.

Następnie analizowane jest środowisko projektu, wybór uczestników, identyfikowane są zagrożenia. W procesie określane są wszystkie możliwe sposoby rozwiązania tego problemu i wybierany jest optymalny. W ten sposób rozpoczynają się wszystkie pomyślnie opracowane projekty w ramach działalności projektowej biblioteki. Przyjęta zostaje najciekawsza z propozycji rozwiązania zidentyfikowanego problemu. A z gotową koncepcją możesz zacząć szukać finansowania. Niewiele jest organizacji gotowych na finansowanie bibliotek, ale wciąż można je znaleźć. Trwa składanie wniosku o finansowanie.

Pomysł, cel, zadania

PrzedPrzede wszystkim należy zdecydować o głównej idei projektu: jakie grupy użytkowników potrzebują jego realizacji, czy pomysł na projekt odpowiada potrzebom i wymaganiom grupy docelowej, a także obecną sytuację, dlaczego ta potrzeba może w ogóle powstać i czy ta biblioteka może rozwiązać te problemy. Tutaj konieczne jest skorelowanie wymagań: działalność projektowa w bibliotece szkolnej znacznie różni się od uczelnianej. Pomysł musi zostać potwierdzony konkretnymi danymi, ocenami ekspertów, rzeczywistymi statystykami, prośbami użytkowników, publikacjami prasowymi itp.

Największe trudności pojawiają się przy formułowaniu celów i zadań. Celem jak zwykle jest efekt długoterminowy, produkt końcowy, a dokładnie to, co powoduje konieczność realizacji projektu, czyli są to na razie stwierdzenia ogólnikowe, ilościowo i jakościowo niczym nie potwierdzone. Formuła pożądanego rezultatu. Udane przykłady działań projektowych bibliotek pokazują, że długofalowy charakter wyniku nie przeszkadza twórcom odpowiedzieć na pytanie „dlaczego?”. Zadania są zazwyczaj prostsze, szybsze i łatwiejsze w obsłudze, ponieważ są ściśle związane z rozwiązywanym problemem, są zawsze konkretne i dostarczają wyników pośrednich projektu aż do ostatecznych, odzwierciedlają zmiany sytuacji – ilościowe i jakościowe, a przede wszystkim co ważne - zawsze działają.

Dlatego konieczne jest ustalenie zadań pojemnych i precyzyjnych pod względem terminów. Gdy zabrzmi decyzja: „popraw to” lub „popraw to”, samo zadanie pozostanie nieukończonerozwiązany, ponieważ nie wskazano konkretnego wyniku. Sprawozdanie z działań projektowych w bibliotece nie powinno zawierać tak niejasnych sformułowań. Tutaj potrzebujemy jasnych czasowników: „zmień na to”, „połącz to i tamto”, „utwórz to” i tak dalej. Podczas formułowania problemu możesz sprawdzić się za pomocą pytań. Na przykład: czy to zadanie ma dokładny termin jego wykonania, zrób „co” i „jak” wszędzie zastępuj „dlaczego” i „dlaczego”, czy można sprawdzić i zmierzyć wynik rozwiązania tego zadania, czy to zadanie jest wykonalne w ogóle, czy warunki są jasne dla wszystkich to zadanie, czy rozwiązanie tego zadania stanie się bardziej znaczące pod względem rezultatu niż sam cel?

Faza rozwoju

Treścią fazy rozwoju jest wypracowanie wszystkich głównych komponentów zawartych w projekcie oraz pełne przygotowanie go do wdrożenia. Po pierwsze, konieczne jest teraz powołanie kierownika projektu i utworzenie zespołu. Po drugie, opracuj strukturę projektu, zasoby, zidentyfikuj główne prace i określ końcowy wynik każdego etapu.

Sporządzane są plany harmonogramów, harmonogramy prac, przemyślane wsparcie - ustalany jest budżet i kosztorys projektu, technologie kontroli i zarządzania, obliczane są ewentualne ryzyka. Ostatecznie, na tym etapie zostaje podpisana umowa na finansowanie projektu. Całe to planowanie strukturalne powinno wejść w fazę rozwoju.

W tej chwili powinno być absolutnie jasne dla twórców projektu, jakie działania należy wykonać, aby osiągnąć zamierzonywyniki, zarówno pośrednie, jak i końcowe. Na tym etapie jest już jasno określone, co dokładnie zostanie zrobione, kto zrealizuje zaplanowane działania, jak to zrobi, kiedy to się stanie, jaka jest kolejność działań, jakich zasobów to wszystko będzie wymagało.

Faza wdrożenia

Teraz konieczne jest zmierzenie się z główną pracą projektu, którą kierownik będzie stale monitorował, w miarę realizacji każdej akcji. W tym celu będzie potrzebował szczegółowego monitoringu dotyczącego gromadzenia wszystkich aktualnych danych w celu porównania ich z planami. Po zakończeniu projektu wszystkie końcowe cele nakreślone na wczesnych etapach pracy muszą zostać osiągnięte. Wyniki są koniecznie zsumowane i projekt jest zamknięty.

Na etapie realizacji projektu główna treść pracy polega zwykle na zorganizowaniu firmy reklamowej, przeprowadzeniu prezentacji, po których projekt zostaje wprowadzony w życie. Opracowywane są materiały metodyczne i publikacje w środkach masowego przekazu. Wynik projektu jest oceniany, wyniki są sumowane, a następnie następuje część sprawozdawcza.

Raporty są przygotowywane zarówno w celach informacyjnych, jak i finansowych (dla tych organizacji, które były sponsorami). Projekt zamknięty, czasem uroczyście. Najlepszy projekt to taki, który nigdy nie kończy się w postaci korzyści, które przyniósł. W takim przypadku wyniki są trwałe, a zdobytym doświadczeniem można dzielić się z innymi organizacjami i bibliotekami.

Dokumentacja projektu

Projektowanie wdokumenty powinny wyglądać mniej więcej tak:

1. Na stronie tytułowej - nazwa projektu, jego autorzy i organizacja wnioskująca.

2. Część wprowadzająca z krótkim opisem projektu – nie więcej niż pięć zdań, w których nakreślone jest stwierdzenie i opis problemu, dla którego projekt został stworzony, następnie przekonujące dowody potrzeby i uzasadnienie trafności projektu (wiele nieco wyolbrzymiać to znaczenie i słusznie).

3. Wskazany jest cel projektu oraz efekt końcowy po jego realizacji.

4. Zadania i sposoby ich rozwiązywania są ustawione.

5. Szczegółowe informacje o uczestnikach projektu. O kierowniku projektu. O wykonawcach. O partnerach.

6. Ogólna treść projektu wraz z listą czynności niezbędnych do rozwiązania każdego problemu. Tutaj wygodnie jest korzystać z tabel i wykresów z datami wydarzeń i wskazaniem osób odpowiedzialnych.

7. Kosztorys - budżet projektu.

8. Wszystko o oczekiwanych rezultatach.

9. O perspektywach rozwoju na podstawie wyników projektu.

Posłowie

zatem ten proces twórczy przyciąga pracowników bez żadnego przymusu, a także odwiedzających biblioteki i innych mieszkańców okolicy.

Musisz napisać oże praca nad projektem jest pełna radości i słów wdzięczności, przyczynia się nie tylko do zachowania, ale także do dobrobytu każdej biblioteki, przyciągając tym samym uwagę władz i struktur biznesowych, różnych organizacji, stowarzyszeń i opinii publicznej.

Ustawodawstwo i nowe regulacje

W ostatnich dziesięcioleciach w naszym kraju zaszło wiele zmian społecznych i gospodarczych. Należy zauważyć, że sytuacja nie jest jeszcze w pełni uregulowana. FZ-131 został przyjęty na przykład na samorząd lokalny, co znacznie skomplikowało życie i działalność bibliotek. Jednak opracowywane są inne podejścia do zarządzania obecną sytuacją.

Rozwój projektu to jeden z najskuteczniejszych sposobów na skierowanie bibliotekarstwa w nowoczesny kierunek. Do tej pory techniki te nie były w pełni rozwinięte i często mają charakter spontaniczny, jednak nawet w tych przypadkach wykazują wysoki efekt, nawet jeśli biblioteka ogranicza się do realizacji tylko pojedynczych elementów tego kierunku.

Planowany system dystrybucji to już przeszłość, również regulacje prawne, zarządzanie jest zdecentralizowane. Wszystkie te zmiany nie mogą nie wpływać na psychikę ludzi, w tym bibliotekarzy. Jedyne, co przychodzi na ratunek, to technologia komputerowa, która ostatnio dokonała gwałtownego skoku w rozwoju. Jest to nieocenione w działaniach projektowych każdej biblioteki - miejskiej, wiejskiej i dziecięcej.