Podstawowe normy i zasady etykiety biznesowej dla urzędnika i urzędnika

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-02-12 11:41

Kiedy zaczniesz pracować, szybko zdasz sobie sprawę, że umiejętność przestrzegania podstawowych zasad etykiety biznesowej przyczynia się do sukcesu zawodowego w każdej dziedzinie i jest ceniona tak samo wysoko jak cechy biznesowe. Pomoże Ci łatwo dopasować się do każdego zespołu i szybko zyskać wiarygodność wśród współpracowników i kierownictwa, zwłaszcza jeśli szybko zdołasz dostrzec różnicę między etykietą biznesową a świecką i nauczysz się wybierać właściwą linię postępowania.

Podstawowa etykieta biznesowa

Dobre maniery w biurze lub urzędzie rządowym różnią się nieco od tego, co jest uważane za przyzwoite (nawykowe) na zewnątrz.

Jeśli przywódcą jest mężczyzna, kobiety nie powinny oczekiwać, że wstanie, gdy wejdą do biura. Chociaż wśród szefów są dobrze wychowani mężczyźni, którzy mają ten nawyk doprowadzony do poziomu refleksu i zawsze wstają, gdy dama wchodzi do pokoju, jest to wyjątek. I niech będzie ładnie, ale nadal świecki ton w pracy jest nieodpowiedni. W biurze,w agencji rządowej szef-mężczyzna najpierw wchodzi przez drzwi, a kiedy jesteś w podróży służbowej, on pierwszy wsiada do samochodu.
Słowa „dziękuję” i „proszę” w pracy są jeszcze bardziej pożądane niż w „życiu towarzyskim”. Podziękuj swoim kolegom za każdą, nawet najmniej znaczącą usługę i nie zapominaj o „magicznym słowie”, gdy składasz prośbę lub po prostu przekazujesz polecenie od przełożonych jednemu z pracowników.
Zawsze uśmiechaj się, kiedy witasz kolegów i odwzajemniasz ich uśmiechem.
Rozmawiaj z ludźmi spokojnym, przyjaznym tonem i okazuj im oznaki uwagi, niezależnie od ich płci.
Jeśli mężczyzna idący przed tobą do drzwi ma dużo dokumentów, wyprzedzaj go, aby otworzyć drzwi i przepuścić. Pomoc w gabinecie powinna być zawsze tym, komu jest wygodniej i wygodniej, jednak w oficjalnych relacjach istnieje wyraźna hierarchia, którą trzeba czuć i utrzymywać. Nie oznacza to, że powinieneś być nieśmiały przed przełożonymi lub okazywać większą uwagę każdemu słowu, nie, ale powinieneś okazywać mu należyty szacunek.

Przyjęte zasady etykiety biznesowej mogą się znacznie różnić nie tylko w różnych branżach, ale także w poszczególnych firmach. Istnieją jednak zasady, których muszą przestrzegać zarówno pracownicy biurowi, jak i pracownicy rządowi. Wśród nich jest przestrzeganie punktualności, przestrzeganie wizerunku firmy w ubiorze, umiejętność dochowania tajemnicy oraz możliwość pozostawienia problemów osobistych poza pracą. Porozmawiajmy o każdej z tych zasad bardziej szczegółowo.

Potrzeba zrobienia wszystkiego na czas

Zasady etykiety biznesowej w urzędzie, agencji rządowej wymagają, abyś zawsze przychodził do pracy na czas, wykonywał wszystkie zadania na czas. Opóźnienia, opóźnienia w pracy, które muszą być oddane dokładnie w obiecanym terminie są niedopuszczalne.

Nigdy nie przegapisz spotkania biznesowego, przyjdź na nie wcześnie, aby nie narazić reputacji firmy, nie tylko swojej. Jeśli musisz się spóźnić, ostrzeż o tym wcześniej, władze powinny wiedzieć, gdzie jesteś. Pamiętaj, że przestrzeganie dokładności, punktualności we wszystkich sprawach to nieodzowne zasady etykiety biznesowej dla urzędnika i urzędnika, a także naturalny dla każdego wykształconego człowieka przejaw szacunku dla innych.

Jak odpowiednio się ubrać do biura lub służby rządowej

Należy przestrzegać regulaminu biznesowego.

Wygląd pracownika powinien być spójny z wizerunkiem firmy, tworząc przyjemne wrażenie, a gdy pracujesz w agencji rządowej, jest to jeszcze ważniejsze.
Kobiety muszą nosić spódnice i sukienki nie dłuższe niż do kolan, dozwolone są dopasowane garnitury do spodni. Niedopuszczalne jest noszenie do pracy w biurze ubrań w jaskrawych, krzykliwych kolorach z cekinami, cyrkoniami i obcisłych ubrań.
Mężczyźni powinni trzymać się stroju biznesowego, nosić garnitury, spodnie, koszule z krawatem lub bez. Dżinsy i swetry najlepiej wykluczyć z roboczej garderoby.
Możesz ubrać się do pracyskromna biżuteria pasująca do stroju, a także inne detale stroju.

Polityka prywatności

Musisz być w stanie zachować tajemnice firmy, każdej transakcji, bez rozszerzania tego tematu ani o współpracowników, ani o swoich bliskich. Nie czytaj pism przeznaczonych dla innych osób, przekazuj wszystkie wiadomości osobiście, bez pośredników i osób nieuprawnionych. Jeśli chcesz wysłać faks, zadzwoń wcześniej do adresata, aby był w pobliżu i mógł osobiście odebrać dokument lub list. Nie mieszaj życia osobistego z pracą, nie rozmawiaj o problemach życiowych, nie szukaj pocieszenia, nie proś o pomoc kolegów. W biurze ważne jest zachowanie spokoju i dobrego samopoczucia, niezależnie od złego nastroju. Te zasady etykiety biznesowej dla urzędnika państwowego i pracownika biurowego muszą być ściśle przestrzegane.

Ty i twój szef

Zasady etykiety biznesowej dla podwładnych zakładają zdalny, nieznajomy apel do kierownika. Nawet jeśli szefem (szefem) jest dziewczyna lub młody mężczyzna tylko trochę starszy od ciebie, warto powiedzieć „ty”. Jeśli jesteś w biurze menedżera i wchodzi partner biznesowy lub inny szef, niezależnie od tego, czy zostajesz, czy odchodzisz, musi zdecydować, czy prosi cię o odejście, nie ma powodu, aby czuć się lekceważonym. Jeśli twój szef kiedykolwiek obraża cię w obecności nieznajomych, nie odpowiadaj w naturze. Jeśli jesteś zdenerwowany, nie wyskakuj z biura, spróbuj spokojnie wyjść i znaleźć ustronne miejsce, w którym możesz się wyciszyć. NieOmów, co się stało z kolegami. Możesz załatwić sprawy z kierownikiem poza godzinami pracy, spokojnie słuchając jego życzeń i wyrażając skargi. Im wyższy szef, tym trudniejsza twoja rola, aw niektórych sytuacjach ważne jest, aby pamiętać o zasadach etykiety biznesowej. Jeśli szczególnie szanowaną osobę trzeba eskortować korytarzem instytucji, trzeba otworzyć drzwi, aby przepuścić ważnego gościa, a następnie przejść obok niego, pozostając w tyle tylko o ćwierć kroku. Jeśli korytarz się rozwidla, będziesz musiał wskazać kierunek wdzięcznym gestem. Jeśli korytarz się zakręci, możesz powiedzieć „Pozwól, że cię odprowadzę”, a potem śmiało iść dalej.

zasady etykiety biznesowej dla urzędnika państwowego

Kilka słów o złych manierach

Istnieją normy i zasady etykiety biznesowej, które są jednoznaczne dla wszystkich pracowników: nie czytaj cudzych listów, wypowiadaj się z umiarem i uprzejmością, bądź przyjazny dla współpracowników i trzymaj się z dala od przełożonych. Ale czasami w pracy robi się wyjątek od tych zasad, na przykład, gdy trzeba znaleźć dokument na biurku innego pracownika, którego tam nie ma. Ogólne zachowanie w służbie i w biurze powinno być godne, z nienagannymi manierami. Musisz stale monitorować swoje zachowanie, sposób chodzenia, komunikowania się, siedzenia. Pamiętaj, że nieprzyzwoite jest dotykanie nosa, uszu, włosów lub innych części ciała w miejscach publicznych.

Czego nigdy nie powinno się robić w miejscu pracy:

Żujcie, dłubajcie w zębach.
Obgryzanie długopisów, ołówków, papierów lub paznokci.
Popraw makijaż, manicure, pomaluj usta w miejscu pracy - to podstawowe zasadyetykieta biznesowa dla sekretarki.
Ziewać bez zakrywania ust.
Postaw stopy na stole, skrzyżowaj nogi

Wymagane codziennie:

Trzymaj czyste ubrania, włosy, ciało, używaj dezodorantów, ale nie perfum.
Noś schludną chusteczkę.
Zadbaj o zdrowie zębów.

Te zasady i życzenia to nieodzowne normy etykiety, pozwalają Ci stać się nie tylko dobrym, wartościowym pracownikiem, ale także miłą osobą, z którą chcesz mieć do czynienia. Wygląd to najlepszy sposób na okazanie szacunku innym ludziom.

Zasady dobrych manier w kontaktach z kolegami

Kiedy po raz pierwszy zaczynasz pracę w biurze i poznajesz swoich współpracowników, zaczynasz budować relacje, które będą decydować o klimacie w zespole i wynikach wspólnej pracy. Jak się zachować, aby ich przekonać? Bądź przyjazny ze wszystkimi, ale nie próbuj od razu zbliżać się do jednej osoby, daj sobie trochę czasu na lepsze poznanie ludzi. Zapytaj pracowników o pracę, ale na początku nie prowadź z nimi osobistych rozmów. Nie martw się, jeśli nie udało Ci się dołączyć do zespołu od pierwszego dnia, nie ma w tym nic złego. Zawsze dziękuj kolegom za pomoc i pamiętaj, aby nie wykraczać poza zasady etykiety komunikacji biznesowej.

Na przykład:

nie denerwuj współpracowników swoimi rozmowami i nie ingeruj w rozmowy innych osób;
nie plotkuj i nie słuchaj plotek, nie podsłuchuj rozmów innych osóbrozmowy telefoniczne;
nie omawiaj kwestii zdrowia i funkcji ciała z kolegami;
pod żadnym pozorem nie próbuj wyrażać ani narzucać swojej osobistej opinii;
nie łaj nikogo w obecności nieznajomych, nawet jeśli masz rację trzy razy, nagle straciłeś panowanie nad sobą - natychmiast przeproś;
nie udawaj, że jesteś bardziej zajęty niż inni, czasami możesz grzecznie poprosić kolegów, aby nie hałasowali, ale rób to grzecznie i bez dzwonienia;
nie bądź samolubny, w swojej oficjalnej gorliwości staraj się nie krzywdzić kolegów w celu zdobycia przewagi lub przychylności przełożonym.

Główną zasadą etykiety biznesowej, zarówno dla pracownika biurowego, jak i pracownika rządowego, jest: „musisz być grzeczny, taktowny, uprzejmy i tolerancyjny w kontaktach ze współpracownikami i kierownictwem, nigdy nie opowiadając o swoich emocjach.”

Etykieta telefoniczna dla sekretarki

Pierwsze wrażenia firmy są często dokonywane przez telefon, a złego pierwszego wrażenia trudno się pozbyć. Bardzo często, dzwoniąc do firmy w interesach, można natknąć się na odpowiedź, która nie ma nic wspólnego z etykietą biznesową czy prostymi zasadami uprzejmości. Niektórzy pracownicy odbierają telefony biurowe, jakby wyświadczali przysługę, inni nie uważają za konieczne wymieniania firmy lub działu. I każdy wie, jak przyjemnie jest potem rozmawiać przez telefon z dobrze wychowanymi ludźmi, którzy odpowiadają szybko, uprzejmie i wyrażają chęć pomocy.

Rozmowy telefoniczne są zwykle odbierane przez sekretarza, ale nie tylko on, ale wszyscy pracownicy powinni znać podstawowe zasady etykiety komunikacji biznesowej, których należy przestrzegać podczas komunikacji przez telefon.

Nie każ ludziom czekać na odpowiedź, od razu podnieś słuchawkę i odbierz. Jeśli nie możesz rozmawiać, poproś o oddzwonienie, nie każ rozmówcy czekać. A podłączanie muzyki do kolejki w celu wypełnienia luki jest uważane za złe maniery.
Zaraz po odebraniu telefonu przywitaj się, nazwij swoją firmę i przedstaw się. Jeśli pracujesz w dużej instytucji, musisz wskazać konkretny dział, aby pomóc dzwoniącemu znaleźć drogę.
Kiedy telefon zostanie poproszony o kogoś innego, zaakceptuj wiadomość za tę osobę lub zaoferuj oddzwonienie później.
Podczas rozmowy zachowaj kontrolę i zachowuj się prawidłowo, nawet w przypadku najsłabszych klientów. Jeśli osoba jest podenerwowana, pomóż jej się uspokoić, ale w odpowiedzi na zniewagę po prostu rozłącz się.
Obserwuj swoją przemowę i dobieraj słowa, pamiętaj, że żargon w komunikacji biznesowej jest całkowicie nieodpowiedni. Nigdy nie mów „tak” lub „w porządku”, po prostu „tak”, „w porządku” lub „oczywiście”.
Trzymaj telefon w dłoniach, nie między ramieniem a brodą, mów wyraźnie i bezpośrednio do mikrofonu, a nie obok. I nigdy nie mów z pełnymi ustami.
Kiedy zadzwonisz, przywitaj się i natychmiast zidentyfikuj siebie i firmę, którą reprezentujesz. Bądź grzeczny, krótki i rzeczowy.

Etykieta biznesowa w kontaktach z gośćmi

Pracownicy rządowi i pracownicy biurowipracownicy często przyjmują klientów w swoim biurze. Dobre maniery są tu niezwykle ważne, ludzie lubią mieć do czynienia z kimś, kto okazuje im szacunek. Zasady etykiety w komunikacji biznesowej i zachowaniu muszą być przestrzegane we wszystkim: zarówno w spotkaniu z gościem w drzwiach, pomaganiu mu się rozebrać, jak i w nie kazaniu mu czekać. Jeśli nadal musisz czekać, koniecznie przeproś, nawet jeśli wina za to opóźnienie nie jest twoja, zaoferuj mu herbatę lub kawę. Witaj ludzi przyjaznym uśmiechem, staraj się nawiązywać nieformalne kontakty, ale nigdy o niczym nie plotkuj. W rozmowie zachowaj dystans, ale bądź poprawny, grzeczny i cierpliwy. Odprowadzaj gości do drzwi biura, jakby byli Twoimi gośćmi.

Dobry ton w pismach biznesowych

Zasady etykiety korespondencji biznesowej wpływają zarówno na wygląd, jak i treść, treść samego listu. Zanim napiszesz, musisz sporządzić plan, który pomoże Ci zwięźle i jasno określić istotę sprawy. Jednocześnie ważne jest, aby wziąć pod uwagę kilka obowiązkowych zasad prowadzenia korespondencji biznesowej.

List musi być napisany poprawnie pod względem stylu, ortografii i interpunkcji.
Oficjalne wiadomości są zwykle drukowane, jest to oznaka szacunku dla adresata.
Zgodnie z zasadami dobrych obyczajów żaden z listów, z wyjątkiem podziękowań, nie powinien pozostać bez odpowiedzi.
List musi być starannie sformatowany, zwyczajowo pisze się listy biznesowe tylko na białym papierze A-4.
Zawsze datuj swoje listy w lewym dolnym rogu i zostaw osobisty podpis, nazwisko iinicjały.
Kiedy się zwracasz, zwyczajowo używa się słowa „drogi(e)”, a używając zaimka osobowego „Ty”, pisz je z dużej litery.

Na zakończenie

Doskonałość osiąga się poprzez pracowitość i powtarzalność. Dąż do doskonałości we wszystkim, głosz zasady etykiety biznesowej - w sposobie trzymania, w sposobie mówienia i poruszania się, ale nie zatrzymuj się tylko na zewnętrznych przejawach dobrych manier, popraw wady własnego charakteru, bądź uważny do kolegów, naucz się wytrwałości i cierpliwości, traktuj siebie i innych z równym szacunkiem. Jeśli będziesz pilnie pracować, wkrótce zauważysz rezultaty, które odmienią Twoje życie.