Protokół ze spotkania jest dokumentem, który odzwierciedla wszystkie ważne decyzje tego wydarzenia. Jego nieprawidłowe sformułowanie, zarówno co do treści, jak i wykonania, może spowodować jego zakwestionowanie przez uczestników spotkania. Ponadto istnieje potencjalne niebezpieczeństwo podjęcia błędnych decyzji kierowniczych, jeśli protokół ze spotkania produkcyjnego zawiera zniekształcone informacje. Zestaw prostych zaleceń pomoże Ci to poprawnie zaaranżować.
Tekst tego dokumentu zwykle składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej. W protokole spotkania (pierwsza połowa) znajduje się opis głównych parametrów wydarzenia: stanowiska, imię i nazwisko. członków, przewodniczącego i sekretarza. Gdy jeden z obecnych ma specjalny status (zaproszony, ekspert, obserwator itp.), jest to również odnotowane w dokumencie. Jeżeli w spotkaniu uczestniczyło wiele osób, to protokół ze spotkania może zawierać dane na ich tematoddzielny arkusz, będący nieodłącznym załącznikiem dokumentu. Część wstępną kończy porządek obrad, w którym znajduje się spis rozpatrywanych spraw. Pożądane jest uporządkowanie ich według ważności, ale mogą istnieć inne czynniki, które wpływają na miejsce na liście pytań. Na przykład struktura porządku obrad może zależeć od logicznego powiązania części jego spraw lub zatrudnienia osób uczestniczących w wydarzeniu. Sam dokument jest sporządzony na papierze firmowym organizacji (jej oddziału), należy go wskazać, kiedy odbyło się spotkanie.
Protokół ze spotkania w części głównej musi odpowiadać części wprowadzającej. W szczególności jego punkty powinny przebiegać w takiej samej kolejności jak w porządku obrad. Algorytm konstruowania tekstu rejestrującego informacje o każdym punkcie agendy jest następujący: „wysłuchiwany”, „mówił”, „zdecydował”. Główną zasadą przy pisaniu tej części protokołu jest to, aby nie zamieniała się ona w rodzaj transkrypcji.
W szczególności akapit „wysłuchiwany” opisuje, kto był głównym mówcą w tej sprawie, co zaproponował na końcu swojego przemówienia. Według prelegentów wskazano również, kto powiedział to, co zaproponował. Decyzja ustala ostateczne stanowisko większości uczestników spotkania. Jeżeli został przyjęty w drodze głosowania, to wskazuje się, ile osób było za, ile było przeciw, a także liczba wstrzymujących się. W zależności od wagi omawianych zagadnień można podać pełną nazwę. osoby, które zajęły takie lub inne stanowisko.
Protokół z posiedzenia sporządza sekretarz, sam dokument podpisują wykonawca i przewodniczący posiedzenia. Źródłem informacji do jego kompilacji są odręczne szkice, nagrania wykonane za pomocą dyktafonu, transkrypcje. Jeżeli rozstrzygnięcie spraw wskazanych na posiedzeniu wymaga upoważnienia wyższego urzędnika, który nie brał udziału w posiedzeniu, może być dodatkowo przewidziane zatwierdzenie decyzji przez tego kierownika. Podpisany i zarejestrowany protokół można przesłać jako pojedynczy dokument lub jako wyciągi do urzędników, których dotyczy tylko część pytań.
