Każde przedsiębiorstwo powinno aktywnie korzystać z takiego narzędzia zarządzania, jak budżetowanie przychodów i wydatków (zwane dalej BDR). Co to jest? Spróbujmy zrozumieć ten artykuł.
Podstawowe definicje
Każdy podmiot gospodarczy ma swój własny system BDR, w zależności od wybranej strategii planowania finansowego, a także od wyznaczonych celów. Dlatego definiując BDR, czym jest i jaki jest jego cel, należy zrozumieć, że jako technologia zarządzania w każdej firmie jest ukierunkowana na osiąganie własnych celów i przy użyciu własnych środków i narzędzi.
Budżety są przygotowywane zarówno dla firmy jako całości, jak i dla jej poszczególnych działów. Budżetowanie przychodów i wydatków jest planem pracy, skoordynowanym we wszystkich jednostkach strukturalnych, łączącym poszczególne budżety i charakteryzującym się przepływem informacji do podejmowania decyzji zarządczych w zakresie planowania finansowego. W tym budżecie planowany zysk i przepływy pieniężne są brane pod uwagę łącznie. Tym samym odpowiadając na pytanie, czy BDR -co to jest, można twierdzić, że jest to wynik wielu dyskusji, a także podejmowania w przyszłości decyzji o losach przedsiębiorstwa, co przyczynia się do jego efektywnego zarządzania operacyjnego i finansowego.
Obliczenia, które są przeprowadzane w trakcie tworzenia budżetu, pozwalają na terminowe iw pełni określić ilość pieniędzy potrzebną do realizacji podjętych decyzji. W tym przypadku mówimy o tworzeniu źródeł otrzymania tych środków (na przykład pożyczonych lub własnych).
Ocena skuteczności BDR
Co to za koncepcja i jak można ją ocenić, można ocenić tylko w okresie panowania. Efekt rozwoju budżetu zależy więc od tego, na ile przejawia się stopień elastyczności podmiotu gospodarczego, ze względu na przewidywanie wyników działań zarządczych. Planowanie finansowe i budżetowanie przewiduje zdefiniowanie podstawowych ustawień dla każdego indywidualnego obszaru działalności podmiotu, a także kalkulację różnych opcji wraz z przygotowaniem odpowiedzi na prawdopodobne zmiany w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym.
Funkcje budżetowe
Funkcje te zależą od fazy tworzenia BDR i jego implementacji. Na samym początku okresu sprawozdawczego ten dokument finansowy jest planem sprzedaży, wydatków i innych transakcji finansowych w nadchodzącym roku. Pod koniec okresu sprawozdawczego pełni już rolę rzeczoznawcy (miernika), za pomocą którego możliwe staje się porównywanie wskaźników rzeczywistych i planowanych w celu dokonywania korekt w kolejnych działaniach przedsiębiorstwa.
Funkcje BDDS i BDR są podobne i można je przedstawić na poniższej liście:
- analityczne (korekta strategii, przemyślenie pomysłów, wyznaczanie nowych celów i analiza alternatyw);
- planowanie finansowe;
- rachunkowość finansowa (konieczne jest rozważenie i uwzględnienie działań już podjętych w poprzednim okresie w celu podjęcia właściwych decyzji w przyszłości);
- kontrola finansowa (porównanie zadań i uzyskanych wyników, identyfikacja słabych i mocnych stron);
- motywacyjne (zrozumienie ułożonego planu, kara w przypadku niewykonania go oraz zachęta przy wypełnianiu i przepełnianiu);
- koordynacja;
- komunikacja (koordynacja zaplanowanych wskaźników podziałów strukturalnych przedsiębiorstwa, znajdowanie kompromisów i przypisywanie odpowiedzialnych wykonawców do jednego lub drugiego punktu planu).
Porównanie BDDS i BDR
BDR (budżet dochodów i wydatków) oraz BDDS (budżet przepływów pieniężnych) to główne dokumenty finansowe, które należy przedstawić np. instytucji bankowej przy uzyskiwaniu kredytu. Jest jednak różnica między nimi:
- BDDS działa na zasadzie kasowej, BDR na zasadzie memoriałowej;
- BDR to planowanie zysków netto i planowane są przepływy pieniężne BDDS;
- BDR odzwierciedla materiały cyfrowe bez takich podatków pośrednich, jak VAT i akcyza, a w BDDS wszystkie wskaźniki są wskazane z uwzględnieniem tychpodatki;
- Te dwa dokumenty różnią się strukturą: BDR zawiera artykuły dotyczące amortyzacji i przeszacowania, a BDS zawiera artykuły dotyczące odbioru i zwrotu pożyczonych środków;
- i oczywiście rozbieżności w celu tych dokumentów: BDR służy do obliczania planowanych kosztów, rentowności, przychodów i zysków, a BDR jest potrzebny do śledzenia przepływów pieniężnych przez kasę i rachunki rozliczeniowe przedsiębiorstwa.
Główne etapy budżetowania w przedsiębiorstwie
Pierwszy etap polega na utworzeniu struktury finansowej i ma na celu wypracowanie modelu takiej struktury, która umożliwiłaby ustalenie odpowiedzialności za wykonanie samego budżetu, a także kontrolę nad źródłami dochodów i wydatki.
Drugi etap polega na tworzeniu struktury budżetów i jest zdefiniowany jako ogólny schemat skonsolidowanego budżetu podmiotu gospodarczego. Na tym etapie na szczególną uwagę zasługują pozycje wydatków w budżecie przedsiębiorstwa.
Na podstawie wyników realizacji trzeciego etapu kształtowana jest polityka księgowo-finansowa przedsiębiorstwa. Innymi słowy, tworzony jest zbiór zasad rachunkowości, rachunkowości operacyjnej i produkcyjnej, z uwzględnieniem ograniczeń przyjętych przy przygotowywaniu budżetu i monitorowaniu jego wykonania.
Czwarty etap związany jest z opracowaniem zamówienia i procedur monitorowania, planowania i analizy, w przypadku wystąpienia - przyczyn jego niepowodzenia.
I wreszcie piąty etap jest już związany z bezpośrednim wdrożeniem systemu budżetowania. Obejmuje prace, których realizacja wiąże się z przygotowaniem budżetów finansowych i operacyjnych na nadchodzący okres, przeprowadzeniem odpowiedniej analizy, której wyniki mogą często prowadzić do pewnych korekt budżetów. W rezultacie dochody i wydatki przedsiębiorstwa powinny kształtować się w wymaganej wysokości.
Trzy podejścia do procesu budżetowania
We współczesnej literaturze istnieją trzy podejścia, za pomocą których tworzone są artykuły BDR:
- od dołu do góry;
- "od góry do dołu";
- połączone.
Pierwsze podejście jest stosowane w dużych przedsiębiorstwach, gdzie szefowie działów strukturalnych sporządzają budżety dla działów lub sekcji, które następnie są ograniczane do budżetów warsztatu lub zakładu jako całości. Warunkiem koniecznym organizacji budżetowania jest koordynacja wskaźników przez menedżerów średniego szczebla z najwyższym kierownictwem firmy.
Przykład drugiego podejścia BBB pokazuje, że proces budżetowania jest realizowany przez najwyższe kierownictwo, a zaangażowanie menedżerów niższego szczebla jest minimalne.
Trzecie podejście jest najbardziej zrównoważone i pozwala uniknąć negatywnych skutków dwóch poprzednich podejść.
Cnoty budżetowania
Jak każde zjawisko gospodarcze, budżetowanie ma zarówno pozytywne, jak i negatywne strony. Korzyści obejmują:
- promuje motywację i pozytywne nastawieniezespół;
- koordynuje pracę całego zespołu;
- dzięki regularnej analizie pozwala dostosować budżet na czas;
- to narzędzie do porównywania planowanych i rzeczywistych wyników.
Wady budżetowania
Wśród głównych niedociągnięć należy wyróżnić:
- rozbieżności w postrzeganiu budżetów przez różne osoby;
- wysokie koszty i złożoność procesu budżetowania;
- brak motywacji budżetowej, jeśli nie zostanie ona przekazana wszystkim pracownikom.
