Aby zrealizować postawione zadania i osiągnąć sukces, każdy lider musi ocenić swoją organizację z punktu widzenia wszystkich stron, a co najważniejsze, nie przymykać oczu na obszary problemowe i zwracać na nie należytą uwagę. Ale zanim zaczniesz radzić sobie z jakimikolwiek problemami, musisz je zidentyfikować, zrozumieć ich przyczynę i zasugerować, jakie mogą być konsekwencje.
Istnieje wiele metod i metod zarządzania w tym zakresie, ale najbardziej popularną i pożądaną jest metoda analizy SWOT. To o nim zostanie omówione w tym artykule. A także poniżej dowiesz się, czym jest analiza SWOT działań firmy, jakie są jej mocne i słabe strony oraz zostanie przedstawiony dobry przykład tej metody audytu.
Co to jest analiza SWOT?
SWOT-analiza jest rozwinięciem słynnego profesora Kennetha Andrewsa, który dokładnie przestudiował kwestię uwzględniania czynników zewnętrznych w analizie wyników organizacji. Ten ważny punkt umożliwił znacznie dokładniejszą analizę pracy firm oraz wizualne określenie przyczyn i skutków wszystkich zjawisk zachodzących w ich środowisku wewnętrznym. Dokładnie takanaliza daje możliwość wybrania głównych czynników i kierunków, które doprowadzą organizację do sukcesu.
Jeśli analizujesz nazwę, analiza SWOT jest skrótem składającym się z następujących słów:
- S to siła firmy (Siła);
- W jest słabością firmy (Słabość);
- O to możliwości;
- T to problemy (zagrożenia) napotykane przez firmę (zagrożenia lub kłopoty).
Te cztery elementy można nazwać podstawowymi zasadami budowania właściwego biznesu. Należy zauważyć, że analiza SWOT jest dobrym odzwierciedleniem wszystkich podstawowych zagadnień organizacyjnych, których świadomość pomaga w budowaniu właściwych i potrzebnych zadań i celów dla firmy.
Cele analizy
Celem przeprowadzenia analizy SWOT jest szczegółowe badanie procesów zachodzących w firmie, a także okoliczności zewnętrznych, zagrożeń i innych zjawisk mających wpływ na daną firmę. Jeśli firma nie posiada tak ważnych strategicznie informacji, można ją nazwać „ślepą”, a wszelkie jej próby odniesienia sukcesu będą bezsensowne i nieuzasadnione.
Korzyści z takiego przeglądu wyników są trudne do przecenienia. Badania pokazują, że szczególnie przydatne jest przeprowadzenie badania działalności firmy z wykorzystaniem metodologii SWOT w celu przeprowadzenia „wywiadu” konkurencyjnego oraz określenia miejsca firmy na rynku dostarczania towarów lub świadczenia usług.
Czynniki w analizie SWOT
Strategiczna analiza działań firmy lub organizacjimusi koniecznie obejmować badanie następujących czynników:
- organizacyjny;
- techniczne;
- personel;
- finansowe;
- marketing.
Kiedy te czynniki są brane pod uwagę, szef lub dyrektor generalny firmy jest w stanie określić najlepszą formę własności organizacji, wykorzystać własne zasoby i aktywa produkcyjne w swojej pracy lub pracować z zaangażowaniem innych firm. A także analiza SWOT przedsiębiorstwa pozwala na zbudowanie niezbędnej polityki personalnej oraz metod, metod i zasad pozycjonowania firmy na poziomie otoczenia zewnętrznego.
Oprócz czynników wewnętrznych konieczne jest uwzględnienie właściwości otoczenia zewnętrznego otoczenia społeczno-gospodarczego, gdyż np. sytuacja kulturowa, demograficzna, polityczna może odgrywać kluczową rolę w budowaniu kolejnego biznesu koncepcje.
Rodzaje analiz
Istnieją następujące rodzaje analizy SWOT przedsiębiorstwa:
- Analiza ekspresowa. Ten typ polega na identyfikacji mocnych stron firmy, które są kluczowe w konfrontacji z zewnętrznymi zagrożeniami dla biznesu. Ponadto taka analiza pozwala zidentyfikować sposoby wykorzystania różnych możliwości w środowisku zewnętrznym i zrozumieć, jakie zasoby należy przyciągnąć, aby osiągnąć sukces. Zaletą tej metody analizy SWOT jest przejrzystość i łatwość wykorzystania danych uzyskanych w dalszej praktyce.
- Analiza podsumowująca. Ten typ obejmuje badanie głównych wskaźników (organizacyjnych, finansowych,kadrowej, technologicznej), które w danym momencie determinują działalność firmy. A także dzięki skonsolidowanej analizie możliwe jest sformułowanie jasnego planu dalszego rozwoju. Zaletą tego typu badania wydajności firmy jest kompleksowa ocena głównych czynników firmy oraz wybór odpowiedniej strategii rozwoju i zidentyfikowanie szeregu działań, które będą zorientowane na osiąganie celów strategicznych.
- Analiza mieszana. Ten typ przewiduje połączenie dwóch poprzednich typów analizy (ekspresowej i podsumowującej). Dzięki takiemu podejściu możliwe jest szczegółowe zbadanie zarówno mocnych stron, które pojawiły się podczas analizy SWOT, jak i wszystkich głównych czynników, a następnie uzyskanie dokładnych danych o stanie firmy i nakreślenie planu osiągnięcia celów strategicznych.
Warto zauważyć, że ekspresowa analiza jest najczęściej wykorzystywana przez menedżerów podczas przeprowadzania audytu.
Silne i słabe strony organizacji
Analiza SWOT to tylko technika zbierania danych o zaletach i wadach konkretnej firmy, ale tylko osoby, które prowadziły zbieranie informacji i profesjonalni menedżerowie mogą określić, jak wykorzystać otrzymane informacje.
Nie zapominaj, że mocne i słabe strony organizacji zidentyfikowane w analizie SWOT to zbiór danych, które istniały w czasie badania. Dlatego niezwykle ważne jest, aby niezwłocznie podjąć wszelkie działania w celu usprawnienia działalności firmy.
Jeśli mówimy konkretnie o słabościach firmy i tychmożliwości, którymi zarządza kierownictwo, należy rozumieć, że dane zidentyfikowane podczas badania mają ogromny wpływ na przyszłą działalność firmy. Jednak bardzo ważne jest podejmowanie właściwych decyzji i zaczynanie od aktualnych informacji oraz próba organizacji pracy firmy w taki sposób, aby odpowiadała rzeczywistości i była porównywalna z otoczeniem zewnętrznym.
Więc na przykład w trakcie analizy SWOT organizacji stwierdzono, że prowadzi ona działalność w zakresie świadczenia usług rozrywkowych, znajduje się na terytorium państwa, gdzie liczba wypłacalna populacja znacznie wzrasta. W takim przypadku sensowne jest, aby kierownictwo organizacji zainwestowało środki finansowe w jej rozwój w celu dalszego ich zwiększania.
Formulowanie celów na podstawie analizy
Na podstawie wniosków z analizy SWOT firmy konieczne jest sformułowanie szeregu zadań i celów oraz przedstawienie ich na planie (mapa drogowa). Należy pamiętać, że te cele to poziom rozwoju, do którego organizacja dąży dzisiaj, a droga do jego osiągnięcia zaczyna się od tego, co najważniejsze – świadomości obecnego stanu rzeczy.
Korzystanie ze spostrzeżeń z analizy
Jak wspomniano wcześniej, celem takiej analizy jest wypracowanie właściwych celów strategicznych, aby firma mogła osiągnąć sukces. Po otrzymaniu ważnych informacji należy przystąpić do opracowania strategii i opracowania planu jej realizacji.
Musi musiećnależy wziąć pod uwagę mocne strony firmy – pomoże to skoncentrować się na jakości i ilości świadczonych usług lub produkcji towarów. Uwzględnienie słabości jest okazją do zidentyfikowania tych momentów, które utrudniają firmie dojście do sukcesu, ale świadome zaprzeczanie temu momentowi może poddawać w wątpliwość wszystkie kolejne działania.
Zalety i wady analizy
Każda metoda badania działalności przedsiębiorstwa ma mocne i słabe strony. Analiza SWOT to bardzo wszechstronny rodzaj wyceny firm, który ma następujące zalety:
- pomaga zidentyfikować problemy w firmie i potencjalne możliwości poprawy;
- łatwe do efektywnego analizowania i wykorzystywania danych;
- umiejętność jasnego określenia relacji między możliwościami firmy a pojawiającymi się wyzwaniami;
- ta analiza nie wymaga gromadzenia obszernych danych, ważne jest jedynie uwzględnienie głównych czynników produkcji;
- możliwość określenia jasnych perspektyw dalszego rozwoju firmy;
- analiza zapewnia jasny obraz rentowności firmy;
- możliwość zidentyfikowania przewag konkurencyjnych przedsiębiorstwa i ich wzmocnienia;
- możliwość identyfikacji dodatkowych zasobów i potencjału wewnętrznego firmy;
- analiza pozwala zapobiegać i identyfikować istniejące problemy (zagrożenia) oraz eliminować je na czas;
- analiza umożliwia obiektywną ocenę sytuacji w otoczeniu zewnętrznym i dostosowanie do nich działań firmy;
- przy tworzeniu planu działania dlaNa podstawie przeprowadzonej analizy można stworzyć logiczny diagram, w którym poprawnie sformułowane zostaną informacje i interakcja mocnych i słabych stron firmy.
Jednak pomimo wielu zalet, ważne jest, aby nie zapomnieć o następujących wadach analizy SWOT, a mianowicie:
- brak dynamiki czasowej (analiza nie ostrzega o pojawieniu się nowych zagrożeń i różnych czynników);
- brak wskaźników ilościowych w analizie, przez co nie można jej nazwać wystarczająco informacyjną.
Na tej podstawie możemy stwierdzić, że analiza SWOT jest odpowiednia, gdy konieczne jest szybkie stworzenie obiektywnego obrazu rzeczywistości w celu ustalenia lub dostosowania celów i zadań. A także to badanie ma miejsce, gdy firma realizuje plan strategiczny, dąży do określonych celów i to właśnie taka analiza może szybko wykazać, jak skuteczna jest realizacja założonego programu.
Jak analizować?
Zanim zapoznasz się z przykładem analizy SWOT, ważne jest, aby przeczytać instrukcje dotyczące jej kompilacji. Konwencjonalnie proces prowadzenia działań analitycznych zgodnie z metodologią SWOT można podzielić na pięć głównych etapów, na których zbierane są informacje i wprowadzane do wystandaryzowanego formularza sprawozdawczego (zrównoważona karta wyników).
Pierwszym krokiem jest przygotowanie się do analizy. Konieczna jest analiza aktualnych wydarzeń na rynku, aby dowiedzieć się, czy cechy produktu lub świadczonej usługi odpowiadają dzisiejszemu popytowi. Szczególnie ważne jest, aby zwracać uwagęopinia konsumentów o firmie jej pochodnych. Następnie musisz przeprowadzić analizę konkurencji, dowiedzieć się, jak dobrze radzą sobie główni konkurenci. W tym momencie należy pamiętać, że identyfikacja mocnych i słabych stron organizacji jest szczególnie łatwa w porównaniu z konkurencyjnymi firmami.
Następnie ważne jest jasne zdefiniowanie czynników wewnętrznych, które mogą potencjalnie wpłynąć na konkurencyjność, mogą to być profesjonalizm personelu, stan sprzętu, brak zasobów itp. Czyli w ten sposób jasny obraz Powstaną, gdzie będą widoczne, gotowe, czy firma aktualnie walczy o konsumentów i na co kierownictwo powinno zwrócić szczególną uwagę, aby wyeliminować niedociągnięcia. A także na tym etapie badane są takie wskaźniki jak właściwości produktu, jego rozpoznawalność na rynku, lojalność konsumentów, cena, asortyment, wyposażenie technologiczne i dostępność patentów, dystrybucja, a także pozycjonowanie produktu i prowadzone kampanie reklamowe.
Drugi etap obejmuje badanie czynników środowiskowych i możliwych zagrożeń. Na tym etapie analizy można uzyskać takie informacje o możliwościach rozbudowy firmy i zdobycia nowej grupy docelowej konsumentów, zwiększenia asortymentu, opracowania nowych technologii, które mogą obniżyć koszty produkcji. Przy ocenie potencjalnych zagrożeń ważne jest uwzględnienie takich czynników, jak możliwość zmiany stylu życia konsumentów (wzrost lub spadek płac, zmiany kulturowe w świadomości grupy ludzi itp.), które mogą prowadzić do powstania produktu. porzucenie, pojawienie się nowegokonkurencja, recesja, zmiany demograficzne.
Trzeci etap to tworzenie tabeli z otrzymanych informacji. Jak wspomniano wcześniej, wszystkie informacje muszą być wprowadzone do ujednoliconego formularza sprawozdawczego, który nazywa się zrównoważoną kartą wyników lub zrównoważoną kartą wyników. W przypadku analizy SWOT jest to tabela składająca się z czterech kwadratów, z których każdy odpowiada na pytania dotyczące mocnych stron (S), słabych stron (W), szans (O) i zagrożeń (T).
Czwarty etap obejmuje tworzenie raportu. Na początek malowane są mocne strony firmy, które są przewagą konkurencyjną. Poniżej opisano, jak firma rozwija się dzięki tym mocnym stronom. Następnie przygotowywane są propozycje przekształcenia słabych stron firmy w mocne strony. To samo dzieje się z zagrożeniami – od przeformatowania można znaleźć nowe możliwości. Zdarza się, że po prostu nie ma logicznych sposobów na przekształcenie negatywnych chwil w pozytywne. W takim przypadku konieczne jest przygotowanie programu minimalizacji strat wynikających z wpływu zagrożeń.
Po wypełnieniu formularzy należy przystąpić do sporządzania wniosków. Można tutaj zastosować następujące metody:
- Szybka metoda. W tym przypadku wszystkie drugorzędne kwestie są wykluczone i następuje koncentracja na głównych celach. W takim przypadku dodatkowe pozycje są wykluczone z formularzy.
- Metoda macierzy. W tym przypadku powstają pewne strategie rozwiązywania zadań, a mianowicie działania S-O, W-O,S-T, W-T. Działania S-O to działania, które wykorzystują mocne strony i możliwości firmy. Akcje W-O to programy, które pomagają przezwyciężyć słabości i w pełni wykorzystać dostępne możliwości. Działania S-T to działania polegające na dopasowaniu ewentualnych zagrożeń do istniejących atutów, co w przypadku problemów pomoże firmie uniknąć dużych strat. Działania W-T to działania polegające na przezwyciężeniu słabości firmy poprzez warunkowe wystawienie ich na potencjalne zagrożenia.
Na piątym etapie generowania raportu przygotowywana jest jego prezentacja. Tutaj należy jasno sformułować takie punkty, wstęp, krótką argumentację zbudowanej matrycy i dekodowanie uzyskanych danych, wnioski, propozycje oraz przygotować plan działania dla firmy, aby osiągnąć cele.
Przykład analizy
W tym przykładzie analizy SWOT napisano kluczowe pytania do budowy macierzy. I tak:
- Mocne strony firmy (S): firma i jej produkt są znane konsumentowi, stopień lojalności jest na odpowiednim poziomie, cena odpowiada wypłacalności grupy docelowej, asortyment jest zróżnicowany, markowe sklepy znajdują się w odległości krótkiego spaceru dla docelowej grupy kupujących.
- Słabe strony firmy (W): w produkcji znacznie wzrósł odsetek wadliwych produktów, pojawiła się rotacja personelu, firma stosuje przestarzałą technologię produkcyjnąprodukty.
- Możliwości (O): sprzedaż towarów za pośrednictwem aplikacji mobilnych i sklepów internetowych, zwiększenie asortymentu, zakup nowych maszyn i urządzeń, możliwość opracowania nowych systemów zachęcających, motywujących i stymulujących pracowników.
- Zagrożenia (T): wzrost liczby sklepów konkurencji, zmiany w przepisach podatkowych.
Dzięki takim danym kierownictwo może stworzyć jasny plan działania i podjąć decyzje, które pomogą uniknąć strat finansowych.
