Działalność projektowa pozwala najefektywniej operować stosunkiem dostępnych zasobów, czasu i jakości produktu końcowego. Przy pomocy kompetentnego planowania możliwe jest terminowe wdrożenie działań naprawczych w zakresie zarządzania w dowolnym momencie na każdym etapie cyklu życia projektu. Zastosowanie odpowiedniej metodyki pozwala z góry obliczyć całkowity koszt wykonania dokumentacji technicznej, średni czas wdrożenia oraz określić osoby odpowiedzialne na każdym etapie (struktura OBS, macierz RAM). Ważne jest, aby poprawnie zaplanować pełną listę prac (zbudować podstawę WBS projektu) oraz kolejność ich realizacji (przedstawić sieć PDM). Należy z góry określić łańcuch zadań, których postęp powinien być jak najdokładniej kontrolowany. Ponieważ nie posiadają rezerwy, łączny czas ich realizacji determinuje łączny czas trwania projektu (zgodnie z metodą ścieżki krytycznej).
Znaczne ułatwienie zarządzania ułatwia takie narzędzie, jak macierz odpowiedzialności (lub liniowaharmonogram). Jest zbudowana na podstawie wcześniej opracowanej struktury WBS (hierarchiczna podstawa wykonywanej pracy) oraz struktury OBS (struktura organizacyjna według wykonawców). Służy do sprawowania przywództwa poprzez wprowadzenie zasady odpowiedzialności (Principe Responsibility).
Konieczna jest personalizacja każdego z zadań zawartych w programie według odpowiednich specjalistów. Za projekt tworzona jest macierz odpowiedzialności - jest to prezentacja planowanych połączeń (najczęściej graficznych). Jest on przedstawiony w formie tabeli opartej na stosunkach struktur WBS i OBS. Wtedy pierwsza jest reprezentowana jako pionowe rzędy macierzy, a druga jako poziome kolumny. Dla każdego elementu WBS identyfikowany jest pracownik, który będzie koordynował jego wdrożenie. Odpowiedni znak jest umieszczany na przecięciu dwóch elementów.
Macierz odpowiedzialności, jeśli zostanie wykonana poprawnie, powinna dać wyobrażenie o tym, kto zarządza wykonaniem każdego łącza w strukturze hierarchicznej niższego poziomu. Tylko jedna osoba może być odpowiedzialna za wykonanie dowolnego z elementów WBS. Ale postępem kilku elementów pracy może sterować jedna osoba.
RAM - tak w skrócie określa się macierz odpowiedzialności za projekt (matrycę przypisania odpowiedzialności) - rozkład raportowania i odpowiedzialności w formie tabeli. W przypadku dobrze zorganizowanego programu należy przestrzegać zasady, że wykonanie dowolnychcele były kontrolowane przez pewien organ zarządzający. Np. kierownik projektu – misja (wszystkie zadania), odpowiedzialni realizatorzy – poszczególne elementy itp. W rzeczywistości w ten sposób budowane jest drzewo celów. Musi odpowiadać kolejności podziału struktury, której powierzono realizację pomysłu. Obowiązki funkcjonalne wszystkich osób zaangażowanych w planowaną pracę określa macierz odpowiedzialności. Służy do określenia zestawu zadań, a ludzie są osobiście odpowiedzialni za ich realizację.
Dedykowane oprogramowanie ułatwia przygotowanie projektu. Za jego pomocą można znacznie szybciej tworzyć struktury WBS i OBS, listy prac z organizacją etapów oraz kontrolę. Powstaje ta sama macierz odpowiedzialności RAM, ale w bardziej szczegółowej formie. Dzięki temu bez zbędnego wysiłku można uzyskać potrzebne tabele w odpowiednich pakietach oprogramowania. A także, jeśli to konieczne, szybko zmień dowolne dane w projekcie, jednocześnie otrzymując ich zaktualizowany wyświetlacz graficzny.
