Kształtowanie budżetu przedsiębiorstwa jest niezbędnym elementem planowania finansowego, czyli procesu określania działań związanych z tworzeniem i wykorzystaniem środków finansowych w przyszłości. Plany finansowe są w stanie zapewnić relację wydatków i przychodów w oparciu o powiązanie wskaźników wskazujących rozwój struktury z jej zasobami finansowymi.
Koncepcja i istota kategorii
Na początek warto rozważyć koncepcję i istotę budżetu przedsiębiorstwa. Budżet należy rozumieć jako plan finansowy, dokument, który może być wyrażony w jednostkach pieniężnych i naturalnych. Jest to rodzaj narzędzia do zarządzania wydatkami, dochodami i płynnością firmy.
Budżet przedsiębiorstwa to nic innego jak plan o charakterze ilościowym w ujęciu pieniężnym, którego przygotowanie i przyjęcie odbywa się przed rozpoczęciem określonego okresu. Z reguły pokazuje wysokość dochodu,planowane do osiągnięcia i koszty do poniesienia w tym okresie. Budżet przedsiębiorstwa to kategoria, która obejmuje między innymi kapitał, który należy pozyskać, aby osiągnąć cele strategiczne struktury.
Funkcjonalny
Funkcje budżetu przedsiębiorstwa obejmują następujące pozycje:
- Planowanie działań zapewniających osiągnięcie celów firmy. Warto zauważyć, że w procesie jego rozwoju kluczowe decyzje planistyczne są ustalane.
- Koordynacja wszystkich rodzajów działań służb i działów struktury. W procesie budżetowania poszczególne rodzaje działań są koordynowane tak, aby wszystkie działy i działy firmy pracowały w sposób skoordynowany, dążąc do osiągnięcia celów strategicznych. Należy podkreślić, że zatwierdzony budżet przedsiębiorstwa jest ważnym narzędziem łączenia istniejących ograniczeń z informacjami ilościowymi.
- Kontrola nad bieżącą działalnością firmy. Starannie zaplanowany budżet to pewien standard, z którym zwyczajowo porównuje się faktycznie osiągane wyniki.
- Stymulowanie zarządzania centrami odpowiedzialności pod kątem osiągania celów. Każdy dyrektor musi wiedzieć, czego jego przełożeni oczekują od swojego centrum odpowiedzialności.
Cele budżetowania
Budżetowanie firmy jest integralną częścią jednej z funkcji zarządzania. Chodzi o planowanie. Dlatego budżetowanie jest obecne w absolutnie każdym efektywnymsystem zarządzania firmą. Jest to niezbędne do określenia celów planowania.
Zadania budżetowania planu prywatnego obejmują:
- Wsparcie informacyjne procesów produkcyjnych i sprzedaży niezbędnymi elementami.
- Zapobieganie przemieszczaniu się zobowiązań i aktywów firmy poza zaplanowane zadania i cele, w szczególności wyprowadzanie środków z obiegu ponad normę.
- Nie marnuj pieniędzy.
- Motywowanie pracowników.
- Koordynacja i kontrola prac związanych z realizacją planów.
Etapy organizowania budżetowania
Budżetowanie firmy odbywa się w kilku etapach. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na następujące etapy organizacji budżetowania:
- Projektowanie i późniejsze zatwierdzanie struktury finansowej firmy lub przedsiębiorstwa. Należy zauważyć, że jej utworzenie jest niezbędne do delegowania uprawnień w zakresie opracowywania konkretnych budżetów dyrektorom ośrodków odpowiedzialności.
- Tworzenie struktury budżetu przedsiębiorstwa. W tym przypadku strukturyzacja jest wdrażana w celu zabezpieczenia uprawnień i artykułów dotyczących budżetowania dla odpowiedzialnych menedżerów funkcjonujących centrów odpowiedzialności. Tutaj szczegółowo dopracowywane są powiązania istniejące między elementami budżetu ogólnego. Na podstawie jego wyników wydawane jest rozporządzenie w sprawie struktury budżetu, a także rozporządzenia dotyczące budżetów prywatnych.
- Zatwierdzenie polityki budżetowej przedsiębiorstwa (bardziej szczegółowo omówimy tę kategorię wnastępny rozdział).
- Tworzenie przepisów budżetowych. Należy zauważyć, że przepisy proceduralne obejmują identyfikację okresu (inaczej zwanego horyzontem) budżetowania; procedury związane z planowaniem i kształtowaniem dochodów i wydatków budżetu przedsiębiorstwa; formaty budżetu, program działania.
Polityka podatkowa
Warto zauważyć, że polityka budżetowa firmy, sądząc po formie, jest zbliżona do rachunkowości. Odzwierciedla następujące punkty:
- Metody wyceny, a także zasady tworzenia planowanego kosztu produktu lub usługi.
- Metody wyceny i późniejszego odzwierciedlenia własności.
- Metodologia wyświetlania rozrachunków z dostawcami i odbiorcami;
- Zasady związane z planowaniem przychodów z produktów.
System budżetowy i jego struktura. Budżet operacyjny
Tak więc w oparciu o powyższe procesy biznesowe firmy budowany jest tzw. system budżetów funkcjonalnych. W sumie jest to budżet przedsiębiorstwa, zwany budżetem ogólnym. Składa się z dwóch rodzajów budżetów: finansowego i operacyjnego.
Ten ostatni zakłada, że działalność gospodarcza firmy odzwierciedla się przede wszystkim poprzez system specjalnych wskaźników technicznych i ekonomicznych budżetu przedsiębiorstwa, które charakteryzują określone aspekty i etapy pracy produkcyjnej i ekonomicznej.
Ważne jest, aby pamiętać, że ostatecznym celem takiego budżetu jest stworzenie planu głównego, wktóry uwzględnia zarówno zyski, jak i straty firmy. Jest opracowywany przy użyciu budżetów produkcyjnych, sprzedaży, zakupów, ogólnej produkcji, robocizny, sprzedaży i administracyjnych.
Planowanie finansowe
Najważniejszym elementem ogólnego budżetu firmy jest budżet finansowy. W wersji ogólnej wskazane jest, aby traktować to jako bilans wydatków i dochodów organizacji. W tym przypadku ilościowe szacunki wydatków i dochodów budżetu przedsiębiorstwa, wykazane w budżecie operacyjnym, są i tak przekształcane na pieniężne. Jego głównym celem jest domniemane odzwierciedlenie źródeł pozyskiwania środków, a także kierunków ich wykorzystania.
Tak więc, korzystając z tego typu budżetu przedsiębiorstwa, można uzyskać następujące informacje: koszt sprzedaży, całkowity zysk i wielkość sprzedaży, procent wydatków i przychodów, okres zwrotu inwestycji, łączna inwestycja, a także wykorzystanie środków pożyczonych i własnych. Budżet finansowy to plan, w którym można zapoznać się z proponowanymi źródłami środków i kierunkami ich wykorzystania.
Zawiera budżet wydatków inwestycyjnych, rachunek zysków i strat pro forma, budżet kasowy firmy oraz zestawienie sytuacji finansowej i bilans pro forma.
Głównym celem planowania finansowego jest pełne zapewnienie procesu reprodukcji środkami finansowymi, które odpowiadają zarówno pod względemzarówno objętość, jak i strukturę. W procesie jej realizacji wyróżnia się następujące kluczowe zadania planowania finansowego:
- Utworzenie systemu planów finansowych z obowiązkową alokacją między nimi strategicznych, operacyjnych i administracyjnych.
- Identyfikacja zakresu planowania.
- Obliczanie niezbędnych środków finansowych.
- Prognoza dochodów i wydatków budżetu przedsiębiorstwa.
- Obliczanie wolumenów, a także struktury finansowania zewnętrznego i wewnętrznego, wyznaczanie rezerw i identyfikacja dodatkowych wolumenów finansowania.
Przykładowe budżety przedsiębiorstwa
Proces kompilacji BDDS i BDR może wyglądać jak poniżej. Wskazane jest budowanie budżetowania w przedsiębiorstwie lub w firmie na przykładzie struktury produkcyjnej. Najpierw rozważ budżet przepływów pieniężnych:
Poniżej przedstawia budżet wydatków i dochodów:
Warto zauważyć, że przedstawiony przykład maksymalnie uprościliśmy. Jednak nawet z niego widać, że budżetowanie przez tabele jest dość pracochłonnym procesem, ponieważ konieczne jest zebranie wszystkich budżetów funkcjonalnych w jedną całość i napisanie makr, formuł, aby poprawnie wyświetlić wyniki końcowe. Jeśli weźmiesz prawdziwą firmę lub strukturę holdingową, trudno sobie wyobrazić, o ile bardziej skomplikowany jest proces budżetowania w Excelu.
Należy dodać, że przykład wdrożenia rozważanej technologii w oparciu o Excel ma wiele wad:tryb pojedynczego użytkownika, brak dostępu do danych, a także możliwość koordynowania budżetów typu funkcjonalnego, złożoność konsolidacji i tak dalej. Tak więc budżetowanie w przedstawiony sposób nie jest uważane za najbardziej optymalny wybór dla firmy.
Budżetowanie na platformie 1С
Najpopularniejszą obecnie techniką jest tworzenie budżetów organizacji przy użyciu 1C. Automatyzacja rachunkowości zarządczej i budżetowania w oparciu o 1C – np. w systemie „WA: Financier” – sprawia, że proces budżetowania jest wydajniejszy niż budżetowanie w Excelu. Warto zauważyć, że określony podsystem budżetowania zawiera możliwość tworzenia i późniejszej kontroli budżetów operacyjnych i finansowych.
Zalety rozwiązania
W prezentowanym rozwiązaniu zaimplementowane są specjalne mechanizmy, dzięki którym użytkownicy mają możliwość samodzielnej konfiguracji struktury budżetów, istniejących między nimi relacji, sposobów pozyskiwania aktualnych informacji oraz danych do obliczeń. Warto zauważyć, że uruchomiony mechanizm interakcji z systemami księgowymi typu zewnętrznego polega na wykorzystaniu danych zewnętrznych zarówno do obliczania planowanych wskaźników czy tworzenia raportów, jak i do odzwierciedlenia rzeczywistych informacji na rejestrach budżetowych.
Ten system pozwala efektywnie budować procesy biznesowe związane z budżetowaniem na wszystkich ich etapach:
- tworzenie modelu budżetu;
- dalsza koordynacja budżetów, a także bieżące zmiany;
- odzwierciedlające rzeczywiste informacje zgodnie z pozycjami budżetowymi;
- dokładna kontrola wykonania budżetów (zarówno operacyjnych, jak i finansowych);
- zaplanuj analizę faktów wskaźników za pomocą zaawansowanych narzędzi raportowania;
- opracowanie rozwiązań związanych z zarządzaniem biznesem.
Klasyfikacja planów
Z reguły firmy tworzą plany, bieżące, operacyjne i strategiczne. Te ostatnie należy rozumieć jako plany rozwoju biznesu w ogóle, a także rozbudowę długoterminowej struktury przedsiębiorstwa. Z finansowego punktu widzenia plany strategiczne tworzą ważne proporcje wskaźników reprodukcji i wskaźników finansowych, a także charakteryzują strategie dotyczące inwestycji i możliwości akumulacji, reinwestycji. Takie plany określają wielkość i strukturę zasobów finansowych, które są niezbędne do utrzymania struktury jako jednostki biznesowej.
Opracowanie bieżących planów odbywa się strategiczną metodą ich uszczegółowienia, innymi słowy, jeśli pierwszy rodzaj planów podaje przybliżoną listę zasobów finansowych, ich kierunków wykorzystania i wielkości, to w ramach obecnego typu planowania, każdy rodzaj inwestycji jest wzajemnie powiązany ze źródłami finansowania.
Tak więc plany strategiczne są „makrostrukturą” zasobów finansowych (priorytetowe obszary inwestycyjne, sposoby pożyczania pieniędzy, perspektywy zmian w strukturze kapitału), a obecne plany opisują efektywność tych źródełfinansowanie, które nie jest wykluczone. Zawierają kalkulację kosztu kapitału i jego składników (pożyczki, kredyty, kapitał własny itp.), a także ocenę kluczowych działań struktury i sposobów generowania dochodu z finansowego punktu widzenia.
W ramach planów operacyjnych należy brać pod uwagę krótkoterminowe plany taktyczne, które są bezpośrednio związane z osiągnięciem celów firmy, na przykład plan produkcji, plan zaopatrzenia materiałowego i tak dalej. Plany operacyjne są integralną częścią rocznego lub kwartalnego budżetu ogólnego przedsiębiorstwa.
Część końcowa
Zatem rozważyliśmy koncepcję, odmiany, funkcjonalność i strukturę budżetu przedsiębiorstwa. Ponadto podali przykład jego powstawania za pomocą dwóch używanych dziś narzędzi.
Na zakończenie należy zauważyć, że proces budżetowania w firmie łączy czynności związane z tworzeniem budżetów finansowych, operacyjnych i ogólnych oraz zarządzaniem i monitorowaniem realizacji wskaźników budżetowych. Budżet to nic innego jak ilościowe ucieleśnienie pewnego planu, charakteryzujące wydatki i dochody na określony okres, a także kapitał, który należy przyciągnąć, aby osiągnąć wyznaczone przez plan cele. To dane budżetowe planują transakcje finansowe w przyszłych okresach, innymi słowy budżet jest tworzony przed wykonaniem proponowanych działań. To dyktuje jej rolę jako podstawy do oceny i monitorowania efektywności firmy.
Główne wymagania dotyczące informacji zawartych w budżecie tonastępujące punkty: wystarczalność, przejrzystość, brak nadmiarowości i dostępność. Warto zauważyć, że każda firma samodzielnie wybiera konkretne formy budżetowania.
