Organizacje nieformalne i formalne: koncepcja, cele i zadania

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-02-12 11:42

Gospodarka składa się z działań różnych podmiotów gospodarczych. Organizacje nieformalne i formalne stanowią podstawę systemu gospodarczego. Mogą mieć różną strukturę, zróżnicowane cele i zadania, ale ich głównym celem jest realizacja działalności produkcyjnej i przedsiębiorczej.

Koncepcja organizacji

Postrzeganie organizacji kształtuje się na przecięciu dyscyplin, takich jak ekonomia i zarządzanie. Rozumie się przez to również pewien proces, w trakcie którego powstaje i zarządza się dowolnym systemem, oraz zbiór pewnych interakcji różnych systemów i grup w toku wspólnej pracy, a także jednoczenie ludzi w celu realizacji dowolnych zadań. Tradycyjnie istnieją trzy historyczne typy organizacji: społeczność, korporacja i stowarzyszenie. W zależności od zasady struktury wewnętrznej istnieją organizacje nieformalne i formalne. Ale w każdym razie są to grupy ludzi zjednoczonych wspólnymi celami izadania. Główną cechą organizacji jest obecność kilku osób, które pracują razem, dążąc do osiągnięcia ważnego społecznie, wspólnego celu. Organizacje charakteryzują się złożoną strukturą i dużą liczbą odmian.

Struktura organizacyjna

Trudność w badaniu organizacji polega na tym, że wyróżnia je niezwykle zróżnicowana struktura. Jest to złożony, połączony system elementów o różnych funkcjach i strukturze. Struktura organizacji podlega wewnętrznej logice procesów produkcyjnych, odzwierciedla specyfikę funkcjonalną przedsiębiorstwa i ma na celu przyczynienie się do jak najefektywniejszego rozwiązywania problemów ekonomicznych i biznesowych.

Tradycyjnie struktura organizacji jest postrzegana jako element kontrolny. Struktura organizacyjna w zarządzaniu jest zdeterminowana zadaniami i działalnością firmy, ma na nią wpływ czynnik ekonomiczny – racjonalna struktura organizacyjna może obniżyć koszty. Również struktura organizacyjna kształtuje się pod wpływem takich czynników jak forma organizacji przez kierownictwo, stopień centralizacji poszczególnych jednostek funkcjonalnych, zasady podziału pracy, otoczenie zewnętrzne, sposoby interakcji pracowników oraz strategia zarządzania.

Struktura organizacji przyczynia się do efektywności i szybkości podejmowania najważniejszych decyzji produkcyjnych i zarządczych. Struktura organizacyjna musi być elastyczna, ale stabilna w celu zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku.

Rodzaje struktur organizacyjnych

KIstnieje kilka podejść do badania struktury organizacji. W aspekcie technicznym struktura organizacji to system materialnych obiektów i procesów, które stanowią podstawę realizacji wszystkich procesów. Struktura techniczna stanowi podstawę funkcjonalnych relacji między pracownikami, wpływa na treść i charakter pracy, określa rodzaj relacji osobistych i zawodowych między pracownikami oraz wpływa na strukturę społeczną organizacji.

Struktura społeczna organizacji obejmuje interakcje międzyludzkie i międzygrupowe oraz obejmuje cele, wartości, władzę. Struktura społeczna kształtuje się pod wpływem kilku czynników: potencjału przywództwa, jego umiejętności budowania strategii i relacji, autorytetu, profesjonalizmu, klimatu moralnego i psychologicznego w zespole, twórczego i zawodowego potencjału pracowników, ich inicjatywy, umiejętności i chęć poszukiwania niestandardowych sposobów rozwiązywania problemów produkcyjnych.

Trzeci element struktury organizacji ma charakter społeczno-techniczny, struktura ta składa się z przestrzennych sposobów łączenia pracowników w ich miejscach pracy, zapewniając ich wzajemne połączenia.

Struktura organizacyjna firmy w zarządzaniu jest zwykle podzielona na hierarchiczną i adhokratyczną. Z kolei struktury hierarchiczne dzielą się na liniowe, funkcjonalne, liniowo-funkcjonalne, podziałowe i inne. A organiczne są podzielone na macierz, projekt i zespół.

Struktury hierarchiczne są znanym typem organizacji, ewoluowały stopniowo podczas ewolucji zarządzania. Liniowystruktura organizacyjna jest prosta i typowa dla przedsiębiorstw o prostym cyklu produkcyjnym. W takich organizacjach wszystkie cykle łączą się pod okiem lidera, który z kolei podlega wyższej kadrze kierowniczej. Kierownik działu przejmuje pełną odpowiedzialność za pracę swojego działu. Zaletą takiej struktury jest widoczna skuteczność każdego działu i jego kierownika, sprawnie funkcjonujący system podporządkowania i podziału funkcji, jasne obszary odpowiedzialności liderów każdego ogniwa. Wadami takich struktur organizacyjnych są złożoność całościowego zarządzania strategicznego jednostkami, z których każda rozwiązuje własne zadania, ale jest słabo zaangażowana w realizację planów strategicznych, słaba elastyczność i reagowanie na zmiany zewnętrzne i wewnętrzne oraz wysoki stopień zależności wyników od profesjonalizmu menedżerów. Funkcjonalne struktury organizacyjne różnią się od liniowych zasadą podziału pododdziałów, tworzona jest na podstawie zadań do rozwiązania. W takich organizacjach często występuje cross-zarządzanie przez tego samego wykonawcę, co znacznie komplikuje zarządzanie. Struktury liniowe i funkcjonalne to sposoby zarządzania organizacjami, które są przestarzałe, ponieważ nie spełniają wymagań współczesnego zarządzania.

Liniowo-funkcjonalna struktura łączy dwa poprzednie typy, w tym przypadku menedżerowie liniowi polegają na działaniach jednostek funkcjonalnych. Takie konstrukcje są wygodne dla tego samego rodzaju procesów produkcyjnych, w których nie ma personeluponad 3000 osób. Bardziej nowoczesnym typem takiej struktury jest organizacja liniowo-kadrowa, w której dla każdego rodzaju działalności tworzona jest centrala, pomagająca kierownikowi w rozwiązywaniu głównych zadań. Struktury dywizyjne są charakterystyczne dla dużych firm o złożonym cyklu produkcyjnym. Oddział to wydzielona jednostka produkcyjna kierowana przez kierownika, który w pełni odpowiada za pracę swojego zespołu. Dywizje mogą być przydzielane regionalnie (jest to zrozumiały system branżowy) lub na podstawie produktu. Hierarchiczne struktury organizacyjne charakteryzują się stabilnością, ale niskim stopniem elastyczności pod wpływem zmieniającego się otoczenia. Często w takich strukturach występuje długi czas podejmowania decyzji, bariery biurokratyczne.

Struktury organiczne mają na celu usunięcie mankamentów hierarchii, są tworzone dla konkretnych sytuacji i szybko reagują na wszelkie zmiany, ich główną różnicą i zaletą jest zdolność adaptacji. Strukturę brygady wyróżnia horyzontalne zaangażowanie pracowników w grupy robocze. Zaletą takich struktur jest efektywne wykorzystanie potencjału pracowników, szybkość podejmowania decyzji, ale są też utrudnienia, które tkwią w trudności koordynacji wszystkich zespołów i realizacji celów strategicznych. Podobnie istnieje struktura projektu, w której grupa robocza jest wybierana do wykonania określonego zadania. Na strukturę macierzową lub programowo-celową składają się dwa rodzaje elementów: usługi funkcjonalne oraz projekty lub programy. Mają podwójne podporządkowanie, a to jest wada.takie organizacje. Ale zaletą jest efektywność zarządzania, opłacalność, wysoka produktywność, interakcja bieżących zadań ze strategią rozwoju.

Ponadto struktura organizacji dzieli się na formalną i nieformalną. Formalna to struktura utrwalona w dowolnych dokumentach, nieformalna to spontanicznie rozwijające się relacje pracowników i ich podział na grupy w zespole. Główną nieformalną strukturą jest public relations. Grupy nieformalne powstają spontanicznie, gdy jest to konieczne, dlatego mają mobilną i adaptacyjną strukturę. W zależności od sytuacji rozkład uprawnień i funkcji w takich grupach może się łatwo zmienić.

Cele i zadania organizacji

Organizacje nieformalne i formalne tworzone są dla określonych celów i to one określają rodzaj i strukturę firmy. Powszechnie wiadomo, że organizację wyróżnia obecność złożonych i różnorodnych celów, są to między innymi:

Cele strategiczne. Wyznaczanie globalnych, długoterminowych celów dla firmy jest ważną częścią działań najwyższego kierownictwa. Cele te obejmują pozycję firmy na rynku, jej wizerunek, ważne wskaźniki produkcyjne i handlowe w przyszłości.
Cele taktyczne. Droga do osiągnięcia celów globalnych zawsze prowadzi przez osiąganie celów krótkoterminowych. Tego typu cele obejmują zadania bieżące i operacyjne, które z konieczności wpisują się w ogólny strategiczny kierunek rozwoju.
Cele gospodarcze. Każdyorganizacja wyznacza sobie cele komercyjne dla osiągnięcia zysku, muszą one być wyrażone cyfrowo: w ilościach i czasie do osiągnięcia.
Cele produkcyjne. Rozwój firmy jest niemożliwy bez modernizacji i doskonalenia produkcji. Zakup sprzętu, rozwój technologii, poszukiwanie nowych obszarów wdrożeń – wszystko to wpisuje się w strategię produkcji.
Cele społeczne. Tworzenie sprzyjających warunków do pracy, kształtowanie kultury korporacyjnej, wpływ na społeczeństwo i kulturę – to wszystko jest również ważną częścią działalności organizacji.

Cel organizacji formalnej jest zwykle określony w statucie i ma charakter ideologiczny i motywacyjny, musi być związany z misją firmy. Cele grup nieformalnych zwykle nie są ustalone na piśmie i pojawiają się w postaci wspólnych wartości i zainteresowań. Organizacja buduje wszystkie cele w kolejności ważności i na ich podstawie formułuje strategię i taktykę pracy.

Charakterystyka i charakterystyka organizacji

Pomimo znacznych różnic między organizacjami, łączą je cechy charakterystyczne dla każdej z nich. Najważniejszą cechą organizacji jest obecność celu, który jest bliski wszystkim jej uczestnikom.

Ważną cechą formalnej organizacji jest jej status prawny i izolacja. Organizacja musi mieć oficjalnie ustaloną formę zarządzania, która zapewnia jej szczególny status. Izolacja przejawia się również w izolacji produkcji i zarządzaniaprocesy wewnętrzne, które tworzą granicę między organizacją a światem zewnętrznym. Następną oznaką organizacji jest nieodzowna obecność zasobów: organizacje ludzkie, finansowe, materialne, państwowe mogą mieć władzę jako zasób. Organizacja ma taką cechę jak samoregulacja, ma własny obszar odpowiedzialności i samodzielnie podejmuje najważniejsze decyzje. Ale jednocześnie pozostaje zależny od środowiska zewnętrznego, które wpływa na jego działalność. Ważną cechą jest obecność kultury organizacyjnej, która istnieje w postaci norm korporacyjnych, tradycji, rytuałów, mitów.

Oznaki organizacji formalnych

Poza cechami wspólnymi, cechy formalnej organizacji mają swoje własne cechy charakterystyczne. Pierwszym z tych znaków jest obecność zestawu dokumentów regulujących jego działalność: instrukcje, karta, ustawy, przepisy, określają określoną procedurę w różnych sytuacjach. Tym samym jego działalność została początkowo sformalizowana. Formalna struktura organizacji obejmuje również grupy nieformalne, ale jej formalne elementy zawsze pozostają dominujące. Tak więc formalna organizacja jest zawsze szersza i większa niż nieformalna.

Oznaki organizacji nieformalnych

Unikalne cechy organizacji nieformalnych odróżniają ją od jej antypody. Te znaki obejmują:

Istnienie kontroli publicznej. Organizacje nieformalne znajdują się pod czujną kontrolą swoich członków i środowiska zewnętrznego, aby zidentyfikować zatwierdzone i odrzucone zachowania. Członkom grup nieformalnych przepisuje się określone modele zachowań, ponieważ odstępstwo od norm i zasad członka grupy, nagana, a nawet wykluczenie z grupy, czeka.
Utrudnianie zmian. Inną oznaką nieformalnych grup jest wewnętrzny opór przed zmianą, grupa dąży do samozachowania i postrzega zmianę jako zagrożenie dla swojego istnienia.
Obecność nieformalnych liderów. Najważniejszą cechą takich grup jest obecność nieformalnych liderów. Lider grupy jest elementem strukturalnym takich organizacji, deleguje się im pewne prawa i obowiązki, a także cieszy się zaufaniem i uznaniem członków grupy.

Rodzaje organizacji

Oprócz tego, że istnieją organizacje formalne i nieformalne, możliwe jest również wyróżnienie innych typów. Można je podzielić na branże: handel, produkcja, pośrednictwo, usługi itp. Według stanu prawnego organizacje można podzielić na komercyjne i niekomercyjne. W zależności od wielkości produkcji można wyróżnić małe, średnie i duże organizacje. Główne klasyfikacje dotyczą głównie organizacji formalnych, ale niektóre typy mogą istnieć w grupie nieformalnej.

Środowisko wewnętrzne organizacji

Ważną cechą organizacji jest jej wewnętrzne środowisko. Tradycyjnie obejmuje cele, zadania, strukturę organizacyjną, zasoby ludzkie i technologię. Środowisko wewnętrzne jest strukturą mobilną, ponieważ silnie zależy od sytuacji. Kształtuje się system organizacji formalnejgrup tworzonych przez kierownictwo, w swoich działaniach kierują się normami i zasadami określonymi w dokumentach. W tym aspekcie środowisko wewnętrzne jest zwykle określane jako element kultury korporacyjnej organizacji. W takim przypadku grupa formalna może podlegać zmianom, ale ich inicjatorem jest kierownik. Grupy nieformalne są również elementem środowiska wewnętrznego, ale ich działalność jest mniej z góry zdeterminowana i uregulowana. Ważną rolę odgrywają tu komunikacja, sympatie i relacje, tak zwany klimat psychologiczny grupy roboczej.

Grupy formalne i nieformalne w strukturze organizacyjnej

Złożona struktura organizacji, zwłaszcza dużych, obejmuje alokację w małych grupach roboczych w celu rozwiązywania różnych problemów. Mogą mieć charakter formalny lub nieformalny. Rolą grup formalnych jest rozwiązywanie problemów produkcyjnych i ekonomicznych na kierunku zarządzania. Takie grupy tworzone są na czas trwania dowolnej pracy, np. w celu stworzenia projektu. Ich działalność regulują dokumenty, np. rozkazy rozdzielające uprawnienia i wyznaczające zadania. Ale w dużych firmach nieformalne organizacje zawsze powstają spontanicznie. Przykłady takich skojarzeń można znaleźć w każdym przedsiębiorstwie. Rozwijają się spontanicznie na podstawie osobistych sympatii i zainteresowań. Odgrywają również ważną rolę w organizacji, gdyż jednoczą zespół, tworzą i utrzymują klimat w organizacji oraz przyczyniają się do poprawy kultury korporacyjnej.

Koncepcja i rola lidera grupy

Nieformalne iformalne organizacje w swoim funkcjonowaniu opierają się na liderach. Pojęcie przywódcy oznacza, że osoba ta ma szczególne cechy i cechy psychologiczne. Lider to osoba, która ma zaufanie grupy, musi mieć autorytet. Jeśli w grupach formalnych jest oficjalnie wyznaczony lider, który nie jest liderem, to w grupach nieformalnych zawsze jest lider, który jest nominowany do tej roli ze względu na swoje cechy osobiste. Lider grup jednoczy ludzi i motywuje ich do działania, nie musi na nich naciskać, bo pracownicy dobrowolnie przekazują mu władzę. Nowoczesne kierownictwo zaleca zarządzanie przywództwem w oparciu o zasoby siły w grupach.

Formalne zarządzanie organizacją

Zarządzanie formalną organizacją opiera się na tradycyjnych funkcjach kierowniczych: planowaniu, organizowaniu, kontrolowaniu, motywowaniu i koordynowaniu. W takich organizacjach decydujący jest podział pracy, który daje każdemu pracownikowi miejsce w łańcuchu produkcyjnym. Na przykład organizacje państwowe działają na podstawie opisów stanowisk, które bardzo jasno określają zakres pracy, uprawnienia, prawa i obowiązki różnych pracowników. W takich zespołach rola kierownictwa jest niezwykle wysoka, ponieważ wykonawcy nie muszą podejmować decyzji, nie mają tego robić zgodnie z instrukcjami. Formalna grupa potrzebuje lidera, który jest upoważniony do brania odpowiedzialności. Zarządzanie organizacją formalną determinuje jej struktura organizacyjna, cele, zakresdziałania, czynniki środowiska wewnętrznego i zewnętrznego.

Zarządzanie nieformalną grupą

Nieformalna organizacja społeczna zakłada pewną wolność, nie charakteryzuje się hierarchią władzy, najważniejsze są tu więzi i relacje społeczne. Zarządzanie taką grupą odbywa się w kilku kierunkach jednocześnie, poziomo, od dołu do góry i od góry do dołu. Organizacja nieformalna może być zarządzana przez formalnych liderów, ale najczęściej wodze rządowe powierzane są nieformalnym liderom, którzy posiadają władzę nad grupą. W takich organizacjach niemożliwe jest wykorzystanie zwykłych narzędzi zarządzania w postaci instrukcji i rozkazów, częściej zarządzanie odbywa się za pomocą psychologicznych metod oddziaływania i wpływu. Zarządzanie nieformalną grupą zależy od spójności i wielkości grupy, statusu i składu.